Fujifilm: el inicio de la transformación a través de una cultura de colaboración

Fundada en 1963, Fujifilm México es la operación mexicana del gigante japonés de la fotografía. La compañía se dedica a la comercialización de productos, equipos y servicios en diversos mercados como son: Fotografía, Imágenes Electrónicas, Cine Profesional, Artes Gráficas, Imágenes de la Salud y Almacenamiento e Información.

Una herramienta que promueve la colaboración

La adopción de Fujifilm tiene ya diez años de vigencia: fueron parte del grupo de first movers en la industria mexicana. En ese sentido, el interés inicial se limitaba a contar con un servicio de correo electrónico que funcione ágilmente, que sea amigable para el usuario y que cuente con amplia capacidad de almacenamiento. G Suite satisfacía dichas necesidades. Sin embargo, quedaban muchas herramientas por descubrir.

La visión de Fujifilm era estratégica, en tanto la búsqueda de un nuevo proveedor de correo no era un hecho aislado o una iniciativa netamente técnica. Como refiere Jesús Gómez Garduño, Gerente de Ti en Fujifilm, se quería cambiar y generar un impacto en la compañía. En este cambio de procesos se buscaba cómo aumentar la colaboración dentro de los equipos de trabajo de la empresa, que en aquel entonces carecía de comunicación y de seguimiento. En ese sentido, Gómez Garduño refiere: “Cuando empezamos a evaluar la herramienta de G Suite, nos dimos cuenta de que ya no era un correo tradicional y que nos aportaba más pues la colaboración era una de sus principales características”. En síntesis, las oferta de herramientas de G Suite hizo match con los planes de transformación de Fujifilm.

La idea de Fujifilm es que para poder seleccionar e implementar una nueva herramienta en la organización, esta acción debe complementarse con un socio estratégico que entienda el modelo de negocio para que esté preparado para indicarles el camino en el esquema que la compañía tiene. “Por eso es que nos dimos a la tarea de buscar un buen partner. Nos decidimos por Xertica por la calidad del servicio y porque obviamente veíamos con contaban con el mejor expertise en el mercado”, acota Gómez Garduño.

Iniciando el proceso de adopción

“Empezamos a ver que habían muchas herramientas con las cuales podíamos incrementar la colaboración de los equipos de trabajo, mejorar la comunicación interna en la compañía y mejorar los procesos de negocio. Esa fue la parte que a nosotros nos llamó la atención.”

Mejorar los procesos de negocio tiene cercana relación con tener alineados a los colaboradores de la empresa en ese sentido: “Hicimos capacitaciones y empezamos a darle a la gente la idea de que estaban adoptando una herramienta que nos iba a ayudar a colaborar y a tener mejor comunicación”. Un primer gran cambio fue no estar atado a la oficina física. “La gente ya no estaba obligada a abrir sus correos desde la oficina, sino que podía hacerlo desde cualquier lugar. Empezamos a ver los beneficios de compartir los documentos y colaborar gracias al almacenamiento de todos los archivos en la nube de Drive. Todo eso fue propiciando el cambio y la gente se fue acostumbrando.”, refiere Gómez Garduño.

Para adoptar la nube, la compañía -de la mano de TI- debía dejar atrás el mindset del mundo on premise. Así, las carpetas compartidas en los servidores fueron paulatinamente reemplazadas por el almacenamiento en Drive. En México, la seguridad (no solo cibernética, sino principalmente ciudadana) es un punto crítico. Si algún dispositivo móvil o laptop se perdía o era robado, la información quedaba perdida. Esto cambió: ahora el respaldo está 24/7 y en cualquier lugar del mundo en la nube de Google. Este cambio quitó carga a TI: ya no tienen que estar gastando tiempo administrar y generar respaldos de información. Gómez Garduño recuerda: “También era una carga operativa para nosotros. En lugar de ocupar el tiempo en cosas productivas, teníamos que estar administrando información.”

Beneficios para Fujifilm

“Hoy que tenemos una contingencia, no hemos parado operaciones. No ha disminuido la productividad, no hemos tenido un solo problema con nuestra infraestructura y no se ha dejado de facturar. En suma, no hemos dejado de hacer negocios, que es lo que más nos preocupaba”, enfatiza Gómez Garduño.

Sobre el rol de Xertica, Gómez Garduño resalta: “Se cumplieron los tiempos perfectamente para concluir el proyecto de migración. En el momento que fijamos el deadline, haz de cuenta que el viernes iniciamos operaciones con nuestra infraestructura on premise y el lunes ya estábamos trabajando en la nube como si nada hubiera pasado. En lo que fue la estabilización del sistema, Xertica siempre estuvo presente en el seguimiento y monitoreo. La verdad es que no nos hemos sentido solos en este proceso. Cuando hemos tenido la necesidad de que nos apoyen porque hubo un ticket de alta prioridad, Xertica ha respondido de inmediato. No hemos tenido un solo contratiempo”.

Con la nube de Google, la empresa no detiene sus operaciones nunca: “Cada año en la compañía hacemos una gestión de riesgos y siempre evaluamos cuáles son los principales retos que tenemos. Cuando se presentó el sismo en México del 2017, vimos que muchas compañías que se mantenían bajo el esquema on premise quedaron afectadas y sus operaciones, pausadas.”

La ofimática de G Suite en acción

La ofimática de G Suite también ha sido adoptada a lo largo y ancho de la organización. El uso de plantillas (con el look-and-feel de Fujifilm) en Slides ha permitido reforzar la imagen corporativa. Al respecto, Gómez Garduño resalta: “Esto ayudó bastante porque obviamente le empezó a dar una imagen unificada a la compañía; es decir, utilizar el mismo eslogan y logos para los formatos compartidos”.

En Fujifilm, la mayoría de la gente está utilizando Sheets para el seguimiento de indicadores, pero los principales promotores son las áreas administrativas. En cada una de las sedes administrativas, se cuenta con un encargado de manejar la administración de todo lo referido a seguimiento de las ventas y la generación de estadísticas de predicción que sirven para darle solidez a la analítica. Estos son los principales promotores del uso de Sheets.

Mejor comunicación

El alcance de Fujifilm es en toda la República Mexicana a través de sus vendedores. Para la comunicación con ellos, en el pasado se utilizaba a nuestras compañías telefónicas para hacer los famosos salones de junta de ventas, donde se reúnen especialmente para los objetivos y las estrategias que manejan. En la actualidad, la comunicación se puede dar en remoto gracias al uso de Hangouts y Meet.

Tecnología con Google y consultoría con Xertica

Fujifilm es una empresa que viene adoptando tecnología de punta. “La gente cuando viene de otras compañías y viene a trabajar con nosotros, se da cuenta de que estamos totalmente automatizados y que tenemos infraestructura.. Creemos que tenemos herramientas innovadoras que nos han hecho crecer y que han impactado a la positivamente en la compañía. El hecho de que tengas todo a la mano que no tengas ataduras y que te puedas mover fácilmente con movilidad. La verdad es que ha ayudado bastante.”

Google es un vendor que garantiza progreso tecnológico. “Google ha sido una manera también de podernos dar cuenta de que siguen y siguen mejorando las herramientas que vamos adoptando. Entonces, ante los ojos de nuestros usuarios, realmente tenemos innovación en tecnología.”, finaliza Jesús Gómez Garduño.

Estadísticas de uso de G Suite durante los últimos 30 días:

• 99% de usuarios activos que han accedido a Gmail.
• 85% de usuarios activos que han accedido a Calendar.
• 83% de usuarios activos que han accedido a Drive.
• 78% de usuarios activos que han accedido a Docs.
• 90% de usuarios activos que han accedido a Sheets.
• 63% de usuarios activos que han accedido a Slides.
• 88% de usuarios activos que han accedido a Hangouts Classic.
• 22% de usuarios activos que han accedido a Meet.