Google Workspace

La asesoría de Xertica para reducir costos, automatizar actividades y mejorar la colaboración con G

FARMACIAS DE AHORRO
14-12-2020 México
La adopción de G Suite generó una transformación en la cultura de trabajo

La asesoría de Xertica para reducir costos, automatizar actividades y mejorar la colaboración con G

Unificando dominios bajo un esquena de licenciamiento mixto con G Suite

Potenciando procesos a través de las herramientas de Google Workspace

ACCIVAL
14-12-2020 Ecuador

PANDERO
13-12-2020 Perú
Google Workspace impulsa las ventas en tiempos de pandemia a través de comunicación remota efectiva.

CAJA PIURA
13-12-2020 Perú

CLIP
13-12-2020 México

CEMENTOS PACASMAYO
25-11-2021 Perú
Implementando herramientas de almacenamiento y comunicación eficientes con Xertica y G Suite

MINISTERIO DE VIVIENDA
14-12-2020 Perú

CORPORACIÓN EL ROSADO
14-12-2020 Ecuador

ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI
14-12-2020 Colombia

MUNICIPALIDAD DE LIMA
14-12-2020 Perú

Cámara de Representantes
14-12-2020 Colombia

Gobierno del Estado de Jalisco
14-12-2020 México

Team Foods
14-12-2020 México

Grupo El Rosado
25-11-2021 Ecuador

Cómo Xertica apoyó al Instituto de la Función Registral del Estado de México en el inicio de su proceso de transformación a partir de la implementación de Google Workspace con Xertica.

TotalCare Pharma
29-05-2023 Ecuador
TotalCare Pharma optimiza su productividad y colaboración en tiempo real gracias a Xertica y Google Workspace.

IVI DMC Enterprises
29-05-2023 México
IVI DMC Enterprises acelera su transformación digital con Xertica y Google Workspace.

Gobernación del Valle del Cauca: hacia una transformación digital impulsada por Google Cloud y Xertica

Mediante el desarrollo de programas y proyectos, la Gobernación del Valle del Cauca tiene como objetivo garantizar el bienestar de la población vallecaucana, el afianzamiento de sus valores y la defensa del territorio. La entidad busca satisfacer las necesidades socioeconómicas de su población y promover la equidad, solidaridad y el desarrollo sostenible.

Un camino seguro a la nube de Google
Luego de realizar un estudio de mercado donde se consideraron diversas alternativas, la Gobernación decidió migrar a la plataforma de Google Cloud ya que se presentaba como la mejor infraestructura y la más adecuada para alcanzar los objetivos del cliente.
Previo a la migración hacia la nube, la Gobernación contaba con una plataforma On premise que no le permitía escalabilidad, se generaban pérdidas de información y brindaba poco espacio de almacenamiento.
Como solución a la necesidad planteada por el cliente, Xertica junto al equipo de la Gobernación, llevaron adelante un proceso de optimización, implementación y migración de SAP hacia la nube.
Una adopción segura e integral
El proceso de migración se realizó en dos etapas. En un primer momento se optó por llevar a la nube aquellas plataformas Core de negocio que no se encontraban relacionadas directamente con SAP.
Finalmente, en una segunda instancia, se llevó adelante toda la migración SAP.
A través de configuración, soporte y capacitación en la nube de 40 servidores, se garantizó la correcta ejecución de las aplicaciones web, ambientes de producción, desarrollo y calidad de SAP sobre Linux, además de una máxima optimización de los recursos técnicos, administrativos y económicos.
Beneficios a largo plazo
Contar con una infraestructura en la nube fue para la Gobernación un pilar fundamental durante el período de pandemia, así como tener acceso a las herramientas de Google y Workspace. Tener la posibilidad de realizar conferencias virtuales, almacenar información y agilizar procesos en donde las tareas no se vieran afectadas permitió a los colaboradores de la organización poder continuar con sus actividades habituales sin perjudicar su servicio a la comunidad.
Además de poseer cuentas ilimitadas de Google, se mejoró notablemente la experiencia del usuario con respecto a la plataforma, se mejoraron los tiempos de entrega del trabajo y se dinamizó la parte operativa, volviéndola más ágil.
“Yo me siento tranquilo. Tener la satisfacción de poder estar en las mejores manos y contar con la mejor infraestructura. Facilita el trabajo y la administración al área de servicios tecnológicos y al área de sistemas de información. Nos ha facilitado la vida. Hoy gracias a Xertica podemos estar pendientes de nuestro rol estratégico para la ciudadanía” concluye Carlos Hernán Ocampo, Secretario de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Además se logró:
- Reducir en un 100% el riesgo de pérdida de información.
- Disminuir costos, tanto de gastos iniciales como de mantenimiento posterior.
- Incrementar la productividad y la competitividad de la entidad.
- Aumentar la disponibilidad de los servicios informáticos.
- Acelerar la implementación de nuevas aplicaciones, tecnologías y servicios.
- Evitar grandes inversiones que representarán un alto costo y rápida obsolescencia.
Impacto positivo sobre la ciudadanía
Mediante la adopción de Google Cloud, la Gobernación logró optimizar sus procesos con un reflejo inmediato en los informes que manifiestan que la gente está realizando sus procesos de manera eficiente.
Gracias a la actualización de la plataforma se está logrando atender la demanda de la ciudadanía en tiempos óptimos, reflejándose en una respuesta satisfactoria por parte de los ciudadanos
Además, la escalabilidad les otorga la posibilidad de brindar una mejor y rápida atención ya que ahora cuentan con las condiciones técnicas para hacerlo.
Uno de los puntos fundamentales sobre el impacto es la posibilidad que como arquitectura brinda Google Cloud para los proyectos estratégicos de la Gobernación, pensados exclusivamente hacia la ciudadanía. Actualmente poseen dos proyectos estratégicos: El portal único del vallecaucano y La red de IoT para el Valle del Cauca que trae beneficios en todo lo relativo a la agricultura inteligente en el territorio.
De esta manera, los beneficiados de las mejoras y optimización de procesos son los ciudadanos.
Los próximos pasos con Google Cloud
A través de esta nueva tecnología esperan en un futuro poder ofrecer más servicios a los ciudadanos. A su vez, proyectan desarrollar data y analítica enfocada a la información core de negocio que les permita tener los reportes más importantes de la Gobernación en tiempo real.
Esta infraestructura les permitirá tener información heterogénea de diferentes fuentes, transformarla en información útil y, dependiendo de la necesidad de las áreas, generar indicadores y análisis.

La Secretaría de Educación de Baja California lidera la transformación del sector de la mano de Google

La entidad educativa mexicana se convirtió en pionera en la utilización de Google como herramienta clave aplicada a los procesos educativos y administrativos. Una respuesta ágil e innovadora en medio de la gran transformación que viven las aulas, la convierten en un modelo a seguir en toda Latinoamérica.
RESULTADOS
- Baja California, es el estado No. 1 de México en nivel de adopción de Google Workspace for Education.
- Más de 149,000 docentes que tomaron capacitaciones en formato webinar.
- Webinars Impartidos: 8 Estatales y 18 Nacionales con eje en el uso de herramientas de Google.
- Obtención de certificaciones de docentes: 13 estatales y 7 nacionales.
- Más de 10 casos de uso desarrollados con soluciones de Google.
Diversos sectores se han visto seriamente desafiados por la irrupción de la pandemia. Uno de ellos, sin dudas, es el educativo. Las instituciones educativas buscan nuevas herramientas que las ayuden a conectar con sus alumnos en un contexto en el que las clases online se vuelven cada vez más frecuentes.
En esa ventana de transformación Google aparece para poner en valor la inmensa paleta de funcionalidades de sus herramientas, no solo como un recurso para mantener a estudiantes y profesores conectados, sino como eje igualador, capaz de ayudar a reducir la brecha digital.
Tal es el caso de su impacto en la Secretaría de Educación de Baja California. Se trata de una entidad pública referente en Latinoamérica en la adopción y uso de Google for Education, ubicándose en los primeros lugares de este rubro, únicamente detrás de las instituciones educativas de Chile.
La Secretaría de este estado mexicano que nuclea a más de 2.000 empleados administrativos, 40.000 docentes y 760.000 alumnos, apunta al objetivo de contar con un servicio de calidad y mantenerse a la vanguardia en cuanto a los procesos educativos.
Siguiendo esa línea, la búsqueda de la entidad también pasa por fomentar procesos de automatización que estén orientados a optimizar las tareas operativas.
Por último, lo más importante: el horizonte de trabajo de una entidad pública de esta magnitud es impulsar las habilidades digitales de sus alumnos y de esta manera contribuir en su desarrollo académico.
Un primer paso seguro hacia la mejora continua
Cumplir los objetivos va de la mano con la toma de decisiones estratégicas en torno a la infraestructura necesaria y los procesos de innovación a llevar adelante. Por eso, la organización del sector público educativo optó por Xertica para dar comienzo a este nuevo capítulo.
Xertica diseñó un plan de transformación digital de la Secretaría, con la implementación de Google for Education, identificando y desarrollando los casos de uso en conjunto con las necesidades planteadas por la entidad educativa.
A partir de ese punto, el próximo paso fue la respuesta a la siguiente pregunta: ¿Qué procesos de la organización se pueden automatizar a partir de los recursos de Google for Education?
Para ello, resulta imprescindible la capacitación de los integrantes de la entidad de Baja California, no solo en torno a Google for Education, sino también a otros productos de Google como Data Studio y App Sheet.
Desde ese lugar, es posible proponer soluciones de Google de acuerdo a la necesidad de cada caso de uso que se plantee. Esto se traduce en adaptabilidad, capacidad de resolución y eficiencia operacional.
“En la actualidad existe un gran interés de parte de nuestros empleados por conocer más de la tecnología aplicada en los procesos educativos y administrativos”
Gerardo Solís Benavides
Secretario de Educación de Baja California
Nuevas comunidades, equipos colaborativos e instancias de participación de los usuarios
En la experiencia de la Secretaría de Educación de Baja California la incorporación de las diferentes plataformas de Google permitió a sus equipos poder desplegar soluciones de una manera mucho más ágil y rápida.
La infraestructura también abre camino a la conformación de nuevas formas de relacionamiento entre los docentes, alumnos,padres de familia y personal de la Secretaría. De esta manera fue posible generar nuevas comunidades académicas, mejorando los procesos de colaboración y comunicación de la Secretaría.
Esto no solo repercute al interior de la organización sino que también brinda la posibilidad de empoderar a los usuarios. ¿Por qué? Porque son ellos quienes de primera mano pueden detectar puntos de mejora en los procesos e incluso colaborar en el diseño de una solución que permita brindar mayor eficiencia al servicio.
“Definitivamente, se ha incrementado la capacidad de reacción ante nuevos retos y se ha generado un ambiente de innovación impulsado por los usuarios.”
Eduardo Ortiz Armas
Coordinador Estatal de Google for Education
Con la mirada puesta en el futuro, la Secretaría de Educación de Baja California se asegura una intervención innovadora en su materia, cumpliendo su rol social de promover el desarrollo humano y transformar la realidad de miles de personas.

Con la migración de on-premise a GCP, la Gobernación del Valle del Cauca ha logrado incrementar la productividad de sus colaboradores

La Gobernación del Valle del Cauca tiene como fin primordial servir a la comunidad, promover la prosperidad general en procura del desarrollo integral de quienes habitan el Valle del Cauca, uno de los 32 departamentos que, junto con Bogotá, Distrito Capital, forman la República de Colombia. Su capital es Cali. Con 4’600,000 de habitantes, es el segundo departamento más poblado de Colombia.

Dadas las necesidades de renovación tecnológica orientado a “Infraestructura como Servicio” y conforme a la Estrategia de Gobierno en Línea, para que los colaboradores y ciudadanos puedan contar con servicios y aplicaciones en línea de alta calidad, disponibilidad, desempeño y seguridad de la información se hace indispensable un plan de extensión y mejoramiento de las capacidades de infraestructura del DATA CENTER actual.
Gracias a la migración a GCP, se ha logrado reducir totalmente el riesgo de pérdida de información, así como ahorros en costos, tanto iniciales como de mantenimiento posterior. Aumentar la disponibilidad de los servicios informáticos, al mismo tiempo que se acelera la puesta en marcha de nuevas aplicaciones, tecnologías y servicios por demanda. Evita grandes inversiones en activos tales como hardware y software que representan un alto costo y rápida obsolescencia.
Realizar los servicios de: Migración, Configuración, Soporte y Capacitación en la nube de 40 Servidores, incluyendo la Gestión Administrada con soporte y el manejo de basys del aplicativo SAP sobre la nube de Google Cloud Platform. Los servidores seleccionados son producto del análisis técnico ejecutado por la Gobernación del Valle del Cauca, que incluye los siguientes ambientes: Aplicaciones Web, Ambientes de Producción, Desarrollo y Calidad de SAP sobre Linux, garantizando la correcta ejecución de los mismos incluyendo la réplica on premise de la información aprovechando la Infraestructura tecnológica existente en el Centro de procesamiento de datos de la Gobernación del Valle del Cauca.
Con la migración de on-premise a GCP, la Gobernación del Valle del Cauca ha logrado incrementar la productividad y, por tanto, la competitividad de la entidad, al ahora el equipo de TI poder dedicarse a labores de mayor valor agregado, dado que, los servicios administrados que incluye el servicio de GCP y Xertica, se dedican a dar soporte y estabilidad a la plataforma.

Potenciando procesos con Google Workspace

La Gobernación del Valle del Cauca, de la República de Colombia, tiene como finalidad garantizar el bienestar de la comunidad, promover la prosperidad general y el desarrollo integral de los habitantes del Valle del Cauca así como preservar sus valores, buscar el desarrollo del territorio y satisfacer las necesidades socioeconómicas que garanticen el mejoramiento de la calidad de vida de su población.

De Microsoft Exchange a Google Workspace
Con 2100 usuarios, la Gobernación del Valle del Cauca utilizaba la plataforma Microsoft Exchange, un servicio de correo electrónico On-Premise que no sólo generaba aumento de cargas operativas para el equipo de TI, sino que además presentaban dificultades adicionales, al ser el correo electrónico un canal crítico para la atención al ciudadano.
A causa de la plataforma que tenían, la entidad se encontraba limitada por el crecimiento de sus buzones y por no contar con un DRP. Además, presentaba retrasos en la recepción de correos, lo que evitaba responder oportunamente a los requerimientos y demandas de la entidad.
Metodología desarrollada
Xertica propuso un proceso de modernización para migrar a Google Workspace y mejorar su capacidad de almacenamiento, facilitando la administración de la plataforma. De esta manera la Gobernación del Valle del Cauca pudo incrementar su ecosistema tecnológico con una solución integral respaldada en la nube de Google.
Se utilizó la metodología de 3 fases propuesta por Google, realizando un proceso de gestión del cambio con acompañamiento presencial y virtual durante la salida en vivo además de refuerzos posteriores a la implementación.
Ventajas de la transformación
Xertica y Google Workspace le otorgaron a la Gobernación del Valle del Cauca mucho más que capacidad en sus correos electrónicos. Le permitieron eliminar los problemas de gestión de espacio de la plataforma anterior junto con el acceso a otras herramientas como Google Data Studio, Google Drive y la ofimática de Google.
Para lograr este éxito, Xertica realizó:
- 42 sesiones de entrenamiento de las diferentes herramientas abarcando aproximadamente 1000 usuarios.
- 2 jornadas de acompañamiento en las instalaciones de la Gobernación apoyando el primer ingreso y resolviendo dudas de las herramientas.
- Migración de 1335 buzones desde la plataforma anterior hacia Google Workspace.

RUNT
06-01-2021 Colombia
El RUNT se define como un sistema de información que permite registrar y mantener actualizada, centralizada, autorizada y validada

El RUNT se define como un sistema de información que permite registrar y mantener actualizada, centralizada, autorizada y validada la misma sobre los registros de automotores, conductores, licencias de tránsito, empresas de transporte público, infractores, accidentes de tránsito, seguros, remolques y semirremolques, maquinaria agrícola, etc.
La aplicación Moviliza se encontraba on premise y el datacenter en su infraestructura VMWare no tenía más recursos para asignar, lo que impedia el crecimiento de la aplicación que tenía contemplado crecer en un 100% para el siguiente año.
La solución cloud procedió de la siguiente manera:
- Pruebas de conectividad entre GCP y la LAN RUNT
- Migración de 6 instancias con discos persistentes HDD y SDD
- Configuración de la subred para el proyecto en la región us-east1-d
- Configuración de reglas de firewall para Google Compute Engine restringiendo el acceso a las instancias
- Configuración de prendido y apagado de recursos según disponibilidad de la infraestructura
Beneficios:
- Disponibilidad de los servicios: permitió que la aplicación pueda ser consultada cuando el usuario final lo necesite.
- Elasticidad de la infraestructura: permite crecer en recursos cuando el negocio lo requiera.
- Optimización de recursos: fundamental ya que cliente no requerirá un proceso largo y complejo para la adquisición de hardware que impida la rápida habilitación del ambiente en productivo.
Se logró realizar la migración del ambiente de la aplicación Moviliza. Moviliza entrega servicios a clientes de RUNT a través de aplicaciones web y APIs que permiten la interconexión con otros sistemas. Actualmente proveen servicios de consulta de información y pasarela de pagos.

UNSA
06-01-2021 Perú
La Universidad Nacional de San Agustín (UNSA) es una universidad pública peruana ubicada en la ciudad de Arequipa. Fundada en 1828

La Universidad Nacional de San Agustín (UNSA) es una universidad pública peruana ubicada en la ciudad de Arequipa. Fundada en 1828, es la quinta universidad más antigua del país y la segunda fundada en la época republicana. La UNSA ofrece 48 carreras profesionales en los campos de humanidades, ciencias naturales, ciencias sociales e ingeniería a más de 27,000 alumnos en pregrado. La UNSA contaba con Moodle, un sistema de gestión del aprendizaje que la universidad utiliza para crear espacios de enseñanza online y administrar, distribuir y controlar todas las actividades de formación no presencial. Este sistema estaba alojado en la nube de DigitalOcean, proveedor que presentaba limitaciones de espacio y flexibilidad, limitaciones que se volvieron crítica en el contexto de pandemia.
Se ofreció un balanceador de carga vía Cloud Load Balancing, que era el front-end donde hacían todas las peticiones los alumnos. El backend estaba compuesto por máquinas virtuales que subían y escalaban según la demanda que el balanceador dirigía el tráfico de manera inteligente. Con Fliestore, para compartir archivos y una base de datos separada con CloudSQL como base de datos separado. A través de Memory Store, un servicio de cacheo de sesiones para agilizar el consumo de recursos de la nueva infraestructura.
La migración a GCP le ha ofrecido a la UNSA el contar con un proveedor de nube que, a través de una arquitectura diseñada por Xertica, le facilita subir y bajar recursos de forma eficiente y escalable para así poder cumplir con sus objetivos de seguir formando a su alumnado (alrededor de 27,000 alumnos) de manera remota y mantener las actividades de la universidad aún en el actual contexto de pandemia.
Con la nueva infraestructura basada en GCP, la UNSA podrá seguir con el crecimiento que la organización proyecta. La elasticidad de la nueva arquitectura va a permitir a la UNSA subir y bajar recursos a medida que la universidad vaya integrando más alumnos a su comunidad.

Sobre cómo el trabajo remoto ayudó en su labor de atención ciudadana en tiempos de pandemia

El Estado de Jalisco fue creado el 21 de junio de 1823, siendo uno de los estados originales de la federación, por lo cual a lo largo de su vida histórica ha pasado por todos los sistemas de gobierno vigentes en México, tanto el sistema federal como el sistema central, por lo que la denominación de la entidad ha variado entre estado y departamento; variando junto con ella, la denominación del titular del Poder Ejecutivo del Estado
Servidores locales que constituían una infraestructura desfasada
Organizaciones como el Gobierno de Jalisco, que basan sus servidores de correo electrónico en infraestructuras on premise, comúnmente empiezan a sufrir problemas de límites de espacio de almacenamiento. el Gobierno de Jalisco no ha sido la excepción. Así, el factor determinante para la adopción de G Suite, la plataforma de comunicación y comunicación de Google albergada 100% en la nube, fue el correo electrónico. Antes de migrar a G Suite, el Gobierno contaba como proveedor de correo a Zimbra, el cual era administrado localmente. De la totalidad de usuarios, menos de la mitad utilizaba el dominio de correo electrónico propio de la organización. Esto básicamente por dos razones. Por un lado, las direcciones de correo de los integrantes de el Gobierno terminaban constantemente en listas negras: es decir, se enviaba un correo y éste terminaba en las listas de spam de los destinatarios. Este problema llevó a que miembros de el Gobierno empiecen a usar a correos personales (por ejemplo, con el dominio @gmail.com) para comunicarse con otros usuarios ajenos a la organización. Por otro lado, la disponibilidad del servicio no era la mejor: la administración del correo y del servidor era sostenido íntegramente por el equipo de TI de el Gobierno, lo que reducía esfuerzos en funciones core de la organización.
Al evaluar el abandonar Zimbra, G Suite fue la mejor alternativa por la confiabilidad y el respaldo de Google. Si bien el “disparador” del cambio fue acceder a una mejor plataforma de correo electrónico, el Gobierno de Jalisco encontró en Xertica el partner tecnológico que habilitó a la organización en el uso de las herramientas de comunicación y de colaboración (a través de la ofimática de documentos, hojas de cálculo y presentaciones) que incluía G Suite.
Una adopción en ciernes
En cuanto a la adopción, ésta no fue complicada en tanto, al haber muchos usuarios de Gmail en la organización, no se precisaba atravesar una larga curva de aprendizaje. Desde la fase inicial, el personal empezó a hacer uso de Calendar para agendar reuniones y Google Drive para el almacenamiento de archivos. Octavio González, Director de Infraestructura y Comunicaciones, señala que, si bien el personal de menor edad (denominados usuarios avanzados) fue el que con mayor rapidez y facilidad adoptó la plataforma, muchos colaboradores que no habían tenido ninguna aproximación con la tecnología adoptar exitosamente las herramientas de G Suite: “Había un señor que, a sus 70 años, hacía la publicidad impresa, pero no había usado nunca ni Paint. Le daban el archivo en un USB y él iba a las imprentas para imprimir las gigantografías. Luego de las sesiones de entrenamiento lideradas por Xertica, aprendió a hacer páginas web con Google Sites”.
“Hemos ahorrado espacio de almacenamiento en los servidores porque cada vez más usuarios suben sus archivos a la nube. Nos hemos dado cuenta de que hoy en día la gente es más ordenada para convocar reuniones porque están utilizando el correo y Calendar en una buena sincronía. La gente está usando las notificaciones de los celulares para G Suite”, resalta González. Asimismo, agrega: “Se ha ahorrado en procedimientos de mantenimiento porque tenemos siempre el apoyo de Xertica y de Google. Contabilidad y Logística: les enseñamos Sheets. Las áreas legales se beneficiaron gracias al uso de Docs debido a que entre todos los abogados redactaban un mismo documento y no tenían que pasarse las versiones de uno a uno, sino que tenían el control de cambios en vivo”.
Perspectivas a futuro
Finalmente, Eliseo Zúñiga, Director General de Tecnologías de la Información, concluye con su perspectiva sobre cómo cambiarán las dinámicas de trabajo en la era post coronavirus: “Hemos tenido que llegar a este punto para que algunas áreas y algunas empresas se den cuenta de que la parte tecnológica es crucial ante las crisis (no solo pandémicas, sino también de otros cortes). Estamos descubriendo que sí existen personas que pueden hacer igual o mejor su trabajo de manera remota. Esto va a llevar a que la ley del teletrabajo -que ya existe y está regulada- se comience a cumplir”. A esto agrega el cómo la adopción de teletrabajo traerá mejor calidad de vida y clima laboral: “Estos temas de la nube nos van a ahorrar espacio. Por ejemplo, van a haber menos almacenes de papel como consecuencia de digitalizar muchos más documentos. Así, tendremos más espacios para la gente: salas de maternidad, recreo y ocio, salas y auditorios más grandes. Estoy seguro de que el sector privado lo va a hacer, nosotros queremos que esto también se haga extenso en el sector público”.

Google Workspace impulsa a que las sesiones legislativas no se detengan en tiempos de pandemia

La Cámara de Representantes es una de las dos cámaras del Congreso de la República de Colombia, forma parte de la rama legislativa. La Cámara es un cuerpo colegiado de representación directa que es elegido por votación popular cada cuatro años.
Una infraestructura física que perdía vigencia
Desde años previos, la Cámara de Representantes de Colombia contaba con un servicio de correo electrónico basado en servidores locales. Sin embargo, este servicio generaba constantemente inconvenientes e incidentes. Por ejemplo, el almacenamiento de 1 GB por usuario llevaba a que las bandejas lleguen a sus límites de capacidad frecuentemente. “Asimismo, no contábamos con una buena herramienta de mensajería instantánea. En el pasado, utilizamos IceWarp, lo que nos traía frecuentes dificultades: múltiples fallas en cuanto a la recepción de los mensajes, constantemente se enviaban mensajes muy importantes y no llegaban, la plataforma quedaba fuera de línea. Todo esto nos obligaba a hacer uso de herramientas de comunicación instantánea alternativas (típicamente, WhatsApp), sin el dominio oficial de la Cámara”, señala Sebastián del Toro, Ingeniero de Tecnologías de la Información.
De hecho, la Cámara venía arrastrando muchos inconvenientes propios de la plataforma. No se contaba con un filtro de seguridad apropiado y esto se reflejaba en bandejas de entrada que constantemente se llenaban de spam. Sumado a ello, la infraestructura sobre la que se basaba el correo tenía problemas de accesibilidad: al ser local, no se podía acceder remotamente. Así, funcionarios que trabajaban o debían cumplir alguna misión fuera de Bogotá, no podían acceder a sus correos.
Este antecedente llevó a la Cámara a contratar Google Workspace.
Covid-19 y la necesidad de subirse a la nube
Se ofreció Google Workspace como solución. Se eliminó la dependencia de los servidores locales para la información crítica de sus correos. En una fase inicial, el licenciamiento fue Basic; de este modo, el almacenamiento pasó de 1 GB a 30 GB por licencia.
La migración de Google Workspace se llevó a cabo en 03 fases:
- Primera Fase: Migración del equipo de tecnología
- Segunda Fase: Pioneros, 78 personas que son sponsors en las diferentes comisiones de la Cámara y personal administrativo.
- Tercera Fase: El 100% de los usuarios salen en vivo y se inicia a trabajar con la plataforma.
Luego de la activación y migración de las licencias, se dio lugar al lanzamiento y socialización de las herramientas de la nueva plataforma adoptada. Esto incluyó sesiones de usuario técnico, el acompañamiento durante el día de la salida en vivo en la entidad y la divulgación en medios. Finalmente, el equipo de change management de Xertica lideró la habilitación de los usuarios en todas las herramientas de Google Workspace a través de un site de autoaprendizaje y las sesiones de capacitación sobre funcionalidades presenciales y virtuales.
Covid-19 y el reto de mantener las funciones legislativas
Durante la pandemia por el Covid-19, se utilizó Meet para que las sesiones legislativas se dieran de forma virtual y, desde el área de Servicios de Xertica, se creó una extensión donde se montó una plataforma desde donde se puede verificar el control de asistencia, votaciones en línea, mociones de orden, documentos adjuntos y otras acciones como:
- Validación de Acceso
- Toma de Asistencia
- Acceso a Videoconferencia Meet
- Votación Nominal (Orden del día, entre otras)
- Control del Tiempo
- Pedida de Palabra (Moderación y Seguimiento)
- Reportes
- Perfilamiento según roles de los asistentes y actores del proceso
Como resalta Alejandro Muñoz, Asesor de Política de Gobierno Digital: “El Covid-19 nos cambió la forma de trabajar. En Colombia se inició un proceso de cuarentena obligatoria, lo que generó que los Honorables Representantes a la Cámara y el equipo administrativo no pudiesen asistir de forma presencial a las oficinas. Por este motivo, se inicia todo un proceso de llevar los procesos presenciales a la virtualidad, que empezó con el uso de Meet para que las sesiones legislativas se generen de forma virtual mediante el agendamiento de las sesiones a través de Calendar. Adicionalmente, nos vimos en la necesidad de crear un aplicativo de control de las Sesiones de plenarias virtuales. Xertica nos acompañó en dicho proyecto”.
Asimismo, se creó un módulo de Sesiones de Comisiones que deben contar con las mismas herramientas y perfiles, dividiendo la plataforma para Sesiones Plenarias y Sesiones de Comisiones.
Impacto
Con Google Workspace, la Cámara de Representantes adoptó un teletrabajo a nivel Enterprise que incluye la siguientes funcionalidades
- Seguridad y respaldo de la información
- Plenarias abiertas información pública al ciudadano
- Transmisión de plenarias en Vivo a través de YouTube
- Grabación como Transparencia Pública.
- Acompañamiento y soporte constante
Más allá de permitirle mantenerse vigente a pesar de la cuarentena derivada de la propagación global del Covid.19, Google Workspace ha impulsado a la Cámara de Representantes a transformar la forma como sus equipos trabajan. Como concluye Dary Hurtado, Ingeniera del Equipo de Sistemas: “A través de los informes del administrador, nosotros podemos ver el uso de las herramientas. El incremento ha sido notable. Incluso funcionarios que antes no tenían asignadas cuentas de correo electrónico, ahora han empezado a solicitar acceder a la plataforma e incluso aprender sobre lo nuevo que trae Google Workspace”.
En suma, la implementación de Google Workspace liderada por Xertica le dio movilidad a los Honorables Representantes de la Cámara y se eliminaron los problemas de sincronización: la posibilidad de acceder a correos, archivos y comunicación desde dispositivos en remoto (laptops, desktops, tablets, celulares). Durante la pandemia por el Covid-19, gracias al uso de Meet, las sesiones legislativas se han podido desarrollar de forma virtual sin problemas.

Parques Naturales
14-12-2020 Colombia
El primer ente gubernamental en Colombia en migrar toda su infraestructura

Parques Nacionales Naturales de Colombia es la entidad estatal encargada de la administración y manejo del Sistema de Parques Nacionales Naturales y la coordinación del Sistema Nacional de Áreas Protegidas.

Un cambio que se hacía ineludible
Desde hace alrededor de cinco años, en Parques Nacionales Naturales de Colombia se inició un proceso orientado a redefinir el esquema de infraestructura de la organización. En el pasado, se contaba con un esquema on premise de servidores locales; sin embargo, dicho esquema imposibilitaba el cumplimiento de todos los estándares que Gobierno Digital, política pública del Estado colombiano que establece los lineamientos de uso estratégico de las tecnologías de la información y las comunicaciones para la gestión pública, exige. Por ejemplo, dentro de los estándares está señalado que las plataformas de las entidades públicas deben ser de alta disponibilidad, estándar que no podía ser cumplido con la plataforma on premise de Parques Naturales. En ese sentido, el reto en la organización consistió en migrar de una infraestructura on premise hacia una plataforma en la nube que ofrezca alta disponibilidad, escalabilidad y seguridad sobre la información.
Sobre la gente requerida para la administración de la infraestructura on premise, la entidad tan solo contaba con un personal de infraestructura y un colaborador dedicado a servidores y redes. Sin embargo, no se contaba con niveles de expertise requerido para la gestión de dicha infraestructura. Como refiere Alan Aguia, Arquitecto de Soluciones en Parques Nacionales Naturales de Colombia, “muchas veces el firewall o el core debían ir a mantenimiento, lo cual implicaba un downtime de todos los servicios tecnológicos que ofrecía la entidad, llegando a tener SLAs de 75% en épocas del año. Esto afectaba a la entidad en tanto las entidades estatales tienen la responsabilidad de disponer la información todo el tiempo y nosotros no lo estábamos logrando”.
En el 2019, uno de los grandes problemas que atravesó Parques Naturales fue la pérdida de información geográfica. Uno de los ejes de la entidad está asociado a la producción de cartografía y análisis de qué presiones o qué cambios se dan en las coberturas del país: Parques Naturales identifica y mapea la situación de bosques en áreas protegidas. Esta pérdida de información disparó todas las alarmas. La migración a la nube era el siguiente paso.
Una migración puesta en marcha
Parques Naturales eligió a Xertica como el partner dedicado a integrar y diseñar la arquitectura basada en la tecnología de la nube de Google Cloud. El reto consistió en la migración de 50 aplicaciones -que publican servicios a la comunidad y aplicaciones core de negocio de la entidad- e implementarlas en contenedores, lo que facilita y permite la elasticidad y el despliegue de servicios de bases de datos.
El objetivo del proyecto era poder contar con una solución que permitiera gestionar de forma fácil y segura una estrategia de CI/CD para publicar sus servicios. Se migraron todas sus aplicaciones contenerizadas en Docker a Google Kubernetes Engine y sus bases de datos a Cloud SQL. Cada una de las aplicaciones web están asociadas con una base de datos MySQL o PostgreSQL, las cuales también se tienen bajo un esquema de alta disponibilidad, de manera que la entidad no se vea afectada por el downtime de mantenimiento de las actualizaciones que se hacen sobre el sistema. En ese sentido, los cambios en los servicios no se hacían por separado, lo que llevaba a que se tuviera que tener indisponibilidad sobre todas las aplicaciones cuando desplegaba un nuevo cambio en alguna de ellas.
El esquema de persistencia de información se hace sobre un esquema de storage donde el almacenamiento de persistencia de información se debe mantener en el tiempo. Para cada uno de los PoD (un módulo de componentes de red, informática, almacenamiento y aplicaciones que trabajan juntos para brindar servicios de red), se contó con discos duros de estado sólido en los cuales se guarda información temporal, para así tener un buen desempeño sobre las aplicaciones que van corriendo en tiempo real en el sistema. Sin embargo, con la idea de que las aplicaciones estén albergadas en un esquema serverless que deje de lado los PoD y permita tener una mejor disponibilidad de esta información, se migró hacia Cloud Functions. La aplicaciones front que estaban desacopladas, ahora se están desplegando sobre Firebase, lo que permite también alta disponibilidad.
Finalmente, se implementó el servicio de StackDriver para monitorear el estado de los recursos de cómputo en Google Cloud Platform. Se establecieron alertas y métricas de uso a nivel de computo con health check para cada uno de los servidores a nivel de vCPUs – Memoria – Disco.
El camino a la nube no acaba
Con la migración descrita en los párrafos previos, se consolidó una arquitectura orquestada por medio de Kubernetes Engine, donde no solo se generan capacidades de elasticidad y mayor disponibilidad, sino que se genera un proceso para la integración y despliegue continuos que permite realizar cambios en las aplicaciones organizadamente y brindando la mayor disponibilidad posible.
A nivel de organización, un claro beneficio es lograr integrar por primera vez en la entidad toda la información geográfica que se tenía en diferentes sistemas de información propios de Parques Naturales. Asimismo, esta migración habilita la posibilidad de captar nuevas fuentes de información de entidades externas y darle tratamiento a esta data para la toma de decisiones. Como señala Alan Aguia, “migrar a la nube de Google Cloud nos ayuda a simplificar los tiempos que en el pasado dedicamos al desarrollo tecnológico ad hoc para la entidad. Estamos haciendo ya un par de pilotos con esquemas en Google Cloud Dataflow para volcar la información sobre BigQuery y montar esquemas de reporting unificados con alta disponibilidad”.

Municipalidad de Lima
14-12-2020 Perú
Solucionando límites de capacidad y empoderando equipos a través de la comunicación que fluye por G Suite

El Municipio de Santiago de Cali, como ente territorial, genera las condiciones necesarias para la oportuna prestación de los servicios públicos y sociales, a través de la planificación del desarrollo económico, social, ambiental y del territorio y, de la administración efectiva de los recursos de Santiago de Cali, distrito colombiano, capital del departamento de Valle del Cauca y la tercera ciudad más poblada de Colombia.
Cerrando una brecha tecnológica
No es novedad que, más temprano que tarde, las organizaciones que basan sus servidores de correo electrónico en infraestructuras on premise empiecen a sufrir problemas de límites de espacio de almacenamiento. La Alcaldía de Santiago de Cali no ha sido la excepción. Así, el factor determinante para la adopción de G Suite, la plataforma de comunicación y comunicación de Google albergada 100% en la nube, fue el correo electrónico. Antes de migrar a G Suite, la Alcaldía contaba como proveedor de correo a Zimbra, el cual era administrado localmente. De la totalidad de usuarios, menos de la mitad utilizaba el dominio de correo electrónico propio de la organización. Esto básicamente por dos razones. Por un lado, las direcciones de correo de los integrantes de la Alcaldía terminaban constantemente en listas negras: es decir, se enviaba un correo y éste terminaba en las listas de spam de los destinatarios. Este problema llevó a que miembros de la Alcaldía empiecen a usar a correos personales (por ejemplo, con el dominio @gmail.com) para comunicarse con otros usuarios ajenos a la organización. Por otro lado, la disponibilidad del servicio no era la mejor: la administración del correo y del servidor era sostenido íntegramente por el equipo de TI de la Alcaldía, lo que reducía esfuerzos en funciones core de la organización.
Al evaluar el abandonar Zimbra, G Suite fue la mejor alternativa por la confiabilidad y el respaldo de Google. Si bien el “disparador” del cambio fue acceder a una mejor plataforma de correo electrónico, la Alcaldía de Santiago de Cali encontró en Xertica el partner tecnológico que habilitó a la organización en el uso de las herramientas de comunicación y de colaboración (a través de la ofimática de documentos, hojas de cálculo y presentaciones) que incluía G Suite.
Roger González Párez, Subdirector de Tecnología Digital de la Alcaldía de Santiago de Cali
Métricas de uso - Abril 2020
- 2.2 millones de elementos compartidos con usuarios externos
- 1.4 millones de elementos compartidos con usuarios internos
- 20,583 correos electrónicos recibidos
- 52,970 correos electrónicos enviados
- 211,295 MB almacenados en Fotos
- 74’398,615 MB almacenados en Drive
- 27’173,413 MB almacenados en Gmail

La Municipalidad Metropolitana de Lima (MML) es una municipalidad provincial especial del Perú con jurisdicción sobre la provincia de Lima, ubicada en el departamento de Lima. Su condición especial se debe a que en su territorio se emplaza la ciudad capital (Lima) y la mayor área metropolitana del país.

Limitados por una solución híbrida
Previo a la adopción de G Suite, la MML contaba con un servicio híbrido de Exchange y Microsoft Office 365. Dicho servicio presentaba limitaciones de espacio en la bandeja de entrada del buzón de correo y experimentaba la permanente operatividad de los servidores de correo. Asimismo, la administración de la solución de correo era compleja, sumado a la constante revisión de spam y la frecuente suplantación de identidad.
En resumen, las deficiencias consistían en que:
- El servicio se instaló en dos servidores, lo que hacía compleja su administración
- Al contar con una solución híbrida (Exchange y Microsoft Office 365), se presentaron problemas en la sincronización de los correos
- Anteriormente, los usuarios tenían un espacio reducido, por lo que se tenía una carpeta de almacenamiento personal (.pst)
Al respecto, Flor Huayhua, Coordinador de Infraestructura de la MML, señala que “si en un algún momento los servidores dejaban de funcionar (por fallas técnicas, de provisión de electricidad o la razón que sea), el servicio se detenía. He ahí la brecha que necesitábamos cubrir, sumado a la necesidad de acceder al servicio desde cualquier servicio remotamente”.
Miguel Angel Caicedo, Jefe de Infraestructura, agrega: “La capacidad de almacenamiento fue uno de los pilares por el cual optamos una solución en la nube como G Suite bajo la implementación de Xertica. Teníamos demasiadas quejas de los funcionarios con el buzón lleno, sin recibir correos. El subir la capacidad de almacenamiento era un trabajo reactivo y mecánico”.
Iniciando el camino hacia la nube y su adopción
Xertica se encargó de la implementación de G Suite en la MML, como inicio de su proceso de transformación a través de los siguientes pasos:
- Activación de las licencias: contando actualmente con 2650 licencias básicas y 350 licencias business
- Migración de las cuentas de la MML
- Habilitación de la consola G Suite
- Creación total de las cuentas de correo
- Proceso de Migración de Exchange hacia G Suite
- Validación de los servicios adquiridos
Para Richard Mantilla, Jefe de Servicios de TI, “G Suite era una buena opción a nivel de espacio, disponibilidad, auditoría, herramientas de productividad personal y de chat y comunicación”.
El equipo de Infraestructura de la MML resume la herramientas más utilizadas en su organización:
Mail: aplicado a todos los usuarios que requieren de esta herramienta, facilitando su comunicación de manera interna y externa en la institución. Se cuenta con una capacidad de 30G en básico e ilimitado en Business, donde se accede de manera sencilla al correo institucional desde cualquier dispositivo con acceso a internet con la posibilidad de trabajar de manera offline y remota.
Drive: aquí los usuarios almacenan la información en la nube, teniendo la opción de organizar por carpetas, donde de manera sencilla se puede subir, bajar, crear y/o actualizar los documentos que ahí se presenta. También se hace uso de la herramienta Docs y Sheets que permite trabajar de manera colaborativa entre varios usuarios.
Sities: esta herramienta es usada para generar el Intranet que permite a los funcionarios de la MML compartir recursos y sistemas entre colaboradores.
Calendar: esta herramienta permite crear eventos y compartir actividades así como ver la disponibilidad de los usuarios (para programar reuniones) como espacios disponibles.
Hangout: esta herramienta permite de manera fácil y sencilla la comunicación entre usuarios de la institución y externos por medio de chat, asi como tambien organizarlo por grupos.
Panel de Administrador:para crear/eliminar cuentas, administrar grupos, configurar de acuerdo a las necesidades las diferentes opciones que presentan, así como ver la disponibilidad del servicio contratado.
Identificando ventajas
Los equipos de la MML ven en G Suite una herramienta amigable y de fácil acceso, tanto en el correo institucional como en las herramientas colaborativas. La posibilidad de compartir archivos sin la necesidad de hacer backup en disco duro o ampliaciones en los servidores representa también una ventaja, gracias al poder de Google Drive. En el pasado, acota Mantilla, “tener el espacio limitado en nuestros servidores implicaba quitar espacio a unos para agregarle a otros, con un acceso a correo y carpetas compartidas a las que únicamente podíamos hacer desde nuestras oficinas. Si teníamos una necesidad urgente de compartir archivos que superaban la capacidad de almacenamiento con la que cada funcionario contaba, debíamos recurrir a herramientas a nivel de usuario (por ejemplo, Dropbox) y compartir el enlace entre nuestros compañeros. G Suite nos ha quitado esa carga operativa”.
A nivel de consola de administración, G Suite habilita el control de administración en cuentas de usuarios y de grupos con diferentes opciones de seguridad. Asimismo, siendo que la MML maneja dos dominios, se puede tener control sobre ambos en una sola consola de administración. “El impacto del funcionamiento es los usuarios de correo institucional de la MML fue positivo en vista que tienen mayor accesibilidad a su correo electronico, mayor espacio en su buzón, mayores herramientas colaborativas, así como control de la administración de las cuentas, con alta disponibilidad de servicio y soporte 24/7”, concluye Flor Huayhua.
Métricas de adopción durante marzo del 2020
- 23,750 archivos compartidos con usuarios externos.
- 84,816 archivos compartidos con usuarios internos.
- 2,433 correos enviados desde Gmail.
- 59,597 correos recibidos en Gmail.
- 62,122 MB en archivos almacenados en Fotos.
- 2’077,499 MB en archivos almacenados en Drive.
- 6’333,931 MB en archivos almacenados en Gmail.

Teletrabajo, comunicación y colaboración en tiempos del Covid-19

El Municipio de Santiago de Cali, como ente territorial, genera las condiciones necesarias para la oportuna prestación de los servicios públicos y sociales, a través de la planificación del desarrollo económico, social, ambiental y del territorio y, de la administración efectiva de los recursos de Santiago de Cali, distrito colombiano, capital del departamento de Valle del Cauca y la tercera ciudad más poblada de Colombia.
Cerrando una brecha tecnológica
No es novedad que, más temprano que tarde, las organizaciones que basan sus servidores de correo electrónico en infraestructuras on premise empiecen a sufrir problemas de límites de espacio de almacenamiento. La Alcaldía de Santiago de Cali no ha sido la excepción. Así, el factor determinante para la adopción de G Suite, la plataforma de comunicación y comunicación de Google albergada 100% en la nube, fue el correo electrónico. Antes de migrar a G Suite, la Alcaldía contaba como proveedor de correo a Zimbra, el cual era administrado localmente. De la totalidad de usuarios, menos de la mitad utilizaba el dominio de correo electrónico propio de la organización. Esto básicamente por dos razones. Por un lado, las direcciones de correo de los integrantes de la Alcaldía terminaban constantemente en listas negras: es decir, se enviaba un correo y éste terminaba en las listas de spam de los destinatarios. Este problema llevó a que miembros de la Alcaldía empiecen a usar a correos personales (por ejemplo, con el dominio @gmail.com) para comunicarse con otros usuarios ajenos a la organización. Por otro lado, la disponibilidad del servicio no era la mejor: la administración del correo y del servidor era sostenido íntegramente por el equipo de TI de la Alcaldía, lo que reducía esfuerzos en funciones core de la organización.
Al evaluar el abandonar Zimbra, G Suite fue la mejor alternativa por la confiabilidad y el respaldo de Google. Si bien el “disparador” del cambio fue acceder a una mejor plataforma de correo electrónico, la Alcaldía de Santiago de Cali encontró en Xertica el partner tecnológico que habilitó a la organización en el uso de las herramientas de comunicación y de colaboración (a través de la ofimática de documentos, hojas de cálculo y presentaciones) que incluía G Suite.
Roger González Párez, Subdirector de Tecnología Digital de la Alcaldía de Santiago de Cali
Métricas de uso - Abril 2020
- 2.2 millones de elementos compartidos con usuarios externos
- 1.4 millones de elementos compartidos con usuarios internos
- 20,583 correos electrónicos recibidos
- 52,970 correos electrónicos enviados
- 211,295 MB almacenados en Fotos
- 74’398,615 MB almacenados en Drive
- 27’173,413 MB almacenados en Gmail

Ministerio de Vivienda
14-12-2020 Perú
Sobre cómo un ente gubernamental reacciona frente al COVID-19 con comunicación remota y teletrabajo

El Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento del Perú es el Ente Rector en materia de Urbanismo, Vivienda, Construcción y Saneamiento, responsable de diseñar, normar, promover, supervisar, evaluar y ejecutar la política sectorial, contribuyendo a la competitividad y al desarrollo territorial sostenible del país, en beneficio preferentemente de la población de menores recursos.¡
Antecedentes: primeros pasos hacia la nube
Como sucede con múltiples organizaciones, la historia de adopción de G Suite por parte del Ministerio de Vivienda se remonta a la necesidad de contar con un proveedor de correo que satisfaga estándares de usabilidad, capacidad y que esté albergado en la nube. En el año 2010, el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento contaba con una solución de Outlook, sin embargo, por un tema de licenciamiento y de ahorro de costos, se migró a Zimbra. Frente a dicho cambio, el primer problema que asomó fue que, desde un punto de vista técnico, cuando surgían necesidades de soporte avanzado (volcar una base de datos, insuficiente espacio en el disco duro, hacer upgrade en el server o sistema operativo, entre otros), no existía ningún partner o personal capacitado a quién elevar un ticket.
Desde el punto de vista del usuario, el mismo problema que se tenía con Outlook, se heredó con Zimbra: espacio limitado de almacenamiento. En el Ministerio, se clasificaron dos tipos de usuario: común y VIP, con 1 GB y 3 GB de capacidad de almacenamiento en el correo. Ciertamente, eran espacios limitados. Cuando empezaron a asignarse mayores capacidades a ciertos usuarios VIP, el disco duro era el mismo y se empezó a consumir las capacidades de usuarios que no eran VIP. Adicionalmente, surgían frecuentemente dificultades como no contar con un certificado de seguridad ni con personal con el expertise para implementar técnicas de doble autenticación o manejo de sesiones.
Todas estas dificultades derivadas de tener un sistema on premise para el servicio de correo motivaron al Ministerio a pensar en la nube como una opción atractiva. Como refiere Rubén Alcalá, Director de la Oficina de Tecnología de la Información del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento: “Google en el tema de aplicaciones terceras le gana por bastante a la solución de Office 365: tú puedes puedes enlazar G Suite a otras aplicaciones terceras y las puede hacer convivir en un perfecto ecosistema. Otra ventaja es el almacenamiento infinito, lo que beneficia a las áreas de TI porque los sistemas web pueden subir sus archivos adjuntos a este almacenamiento y podíamos hacer experimentos con los file servers y subirlos a la nube”.
Una adopción ágil y transversal
En cuanto a la adopción, ésta no fue complicada en tanto, al haber muchos usuarios de Gmail en la organización, no se precisaba atravesar una larga curva de aprendizaje. Desde la fase inicial, el personal empezó a hacer uso de Calendar para agendar reuniones y Google Drive para el almacenamiento de archivos. Alcalá señala que, si bien el personal de menor edad (denominados usuarios avanzados) fue el que con mayor rapidez y facilidad adoptó la plataforma, muchos colaboradores que no habían tenido ninguna aproximación con la tecnología adoptar exitosamente las herramientas de G Suite: “Había un señor que, a sus 70 años, hacía la publicidad impresa, pero no había usado nunca ni Paint. Le daban el archivo en un USB y él iba a las imprentas para imprimir las gigantografías. Luego de las sesiones de entrenamiento lideradas por Xertica, aprendió a hacer páginas web con Google Sites”.
“Hemos ahorrado espacio de almacenamiento en los servidores porque cada vez más usuarios suben sus archivos a la nube. Nos hemos dado cuenta de que hoy en día la gente es más ordenada para convocar reuniones porque están utilizando el correo y Calendar en una buena sincronía. La gente está usando las notificaciones de los celulares para G Suite”, resalta Rubén Alcalá. Asimismo, agrega: “Se ha ahorrado en procedimientos de mantenimiento porque tenemos siempre el apoyo de Xertica y de Google. Contabilidad y Logística: les enseñamos Sheets. Las áreas legales se beneficiaron gracias al uso de Docs debido a que entre todos los abogados redactaban un mismo documento y no tenían que pasarse las versiones de uno a uno, sino que tenían el control de cambios en vivo”.
Teletrabajo y nube en tiempos del Covid-19
“Cuando ocurrió el Covid-19, los beneficios del uso de las herramientas de la plataforma de G Suite se hicieron cada vez más evidentes: efectivamente, ha facilitado el trabajo desde casa para todos los miembros del Ministerio”, resalta Rubén Alcalá. En el Perú, los rumores de una probable cuarentena obligatoria cobraron fuerza en segunda semana de marzo. Fue así que, anticipándose a la situación, se solicitó a los trabajadores del Ministerio de Vivienda que suban su información a la nube a través de Google Drive.
El proceso de habilitación en el uso de las herramientas de comunicación y comunicación que Xertica implementó en el Ministerio de Vivienda ha permitido a dicha entidad gubernamental optimizar todos los recursos de los que disponen desde sus casas: “Entre los empleados que han empezado a hacer home office, el 80% ya utiliza la nube de Google; el resto todavía se conecta de manera remota a través de Google Remote Desktop, quienes han ido migrando su información a la nube y almacenando en Drive”, acotó Alcalá.
El Ministerio de Vivienda, en la época previa a la cuarentena del Covid-19, manejaba un proyecto denominado “Salas Transparentes”: salas de reuniones con paredes transparentes de vidrio con cámaras que graban audio y video para evitar temas de corrupción. En respuesta a la actual contingencia y con el propósito de mantener dicha práctica, Alcalá da un ejemplo de cómo G Suite y, más específicamente, la herramienta Meet están facilitando la continuidad del trabajo: “Ahora que no nos podemos reunir dentro del Ministerio en nuestras salas transparentes, lo que se está haciendo es juntar a las personas de los gobiernos locales y regionales y a nuestros ingenieros en estas salas de Meet donde un integrante del área de Atención al Ciudadano o de Anticorrupción graba la sesión en Meet para que todo sea transparente. Esto lo transparentamos en un Calendar que se cuelga en la web del Ministerio de Vivienda”.
Finalmente, Rubén Alcalá concluye con su perspectiva sobre cómo cambiarán las dinámicas de trabajo en la era post coronavirus: “Hemos tenido que llegar a este punto para que algunas áreas y algunas empresas se den cuenta de que la parte tecnológica es crucial ante las crisis (no solo pandémicas, sino también de otros cortes). Estamos descubriendo que sí existen personas que pueden hacer igual o mejor su trabajo de manera remota. Esto va a llevar a que la ley del teletrabajo -que ya existe y está regulada- se comience a cumplir”. A esto agrega el cómo la adopción de teletrabajo traerá mejor calidad de vida y clima laboral: “Estos temas de la nube nos van a ahorrar espacio. Por ejemplo, van a haber menos almacenes de papel como consecuencia de digitalizar muchos más documentos. Así, tendremos más espacios para la gente: salas de maternidad, recreo y ocio, salas y auditorios más grandes. Estoy seguro de que el sector privado lo va a hacer, nosotros queremos que esto también se haga extenso en el sector público”.
Métricas de uso - Abril 2020
- 75.66% de adopción de Drive.
- 10,539 archivos compartidos con usuarios externos.
- 212,013 archivos compartidos con usuarios internos.
- 8,148 correos enviados desde Gmail.
- 35,925 correos recibidos en Gmail.
- 92,481 MB en archivos almacenados en Gmail.
- 93’,880,471 MB en archivos almacenados en Drive.
- 22,514,780 MB en archivos almacenados en Gmail.