Con el paso de los meses, la adopción de Google Workspace por parte de Team Foods a nivel de correo electrónico fue creciendo. Sin embargo, la plataforma traía una serie de componentes: una Suite de ofimática que incluía documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Ciertamente, la adopción de dicha ofimática generaba resistencia. La necesidad de un socio tecnológico que lidere esa adopción que iba a llevar a toda la organización a disfrutar de la experiencia Google Workspace se reafirmaba. En este contexto, Xertica se ocupó de que, a través de una serie de trainings personalizados, los equipos de trabajo de Team Foods descubrieran todas las ventajas que la ofimática de Google Workspace traía a nivel de colaboración.

De este modo, se decidió reducir las licencias de Microsoft Office de 3,000 a 250 (solo para las áreas de Contabilidad y Finanzas) y reforzar el uso de la ofimática de Google Workspace. “Redactar un memo o una carta no requería un licenciamiento de Office para que nuestros colaboradores puedan preparar documentos de ese tipo. Esto lo iniciamos con usuarios muy básicos como asistentes, practicantes. Poco a poco hemos extendido esta práctica a básicamente toda la organización. Hoy en día se producen miles de documentos que son almacenados en Drive”, resalta Sánchez.

La adopción de la ofimática de Google Workspace trajo efectos positivos colaterales. Manuel Sánchez acota: “Anteriormente, se contaba con un esquema de copias de seguridad de las estaciones de usuario, que nos demandaba un esfuerzo técnico y económico en el data center, con el agravante de que a veces se pierde data y su recuperación se vuelva compleja. Ahora nos apoyamos con Drive, donde reposan nuestros archivos. Eso nos ha permitido reducir la carga asociada a copias de seguridad en nuestros data center. Si se daña un recurso (digamos, una máquina), el usuario puede fácilmente tomar otro recurso y plasmar toda su información del día a día de forma instantánea, sin hacer instalaciones, restores u otros”.

Sumado a ello, Team Foods cuenta con una herramienta que le permite recuperar la información de usuarios inactivos, ya sea que se mantengan en la organización o que hayan dejado de pertenecer. El almacenamiento en la nube cambió el modo de trabajar, precisa Sánchez: “Los usuarios de Team Foods han visto el valor de ya no tener un documento transitando con diferentes versiones y copias. Antes yo enviaba un correo con un documento adjunto y copiaba a 20 personas. Eran 20 versiones de ese documento en 20 usuarios diferentes. Ya con Google Workspace, nuestros colaboradores han entendido que solo basta crear un documento sin la necesidad de copiarlo y difundirlo: todos podemos interactuar alrededor de él y al final se genera solo una versión que todos los usuarios comparten para tener fiabilidad y seguridad de su información”.