TotalCare Pharma optimiza su productividad y colaboración en tiempo real gracias a Xertica y Google Workspace
Totalcare Pharma S.A., una empresa ubicada en Ecuador, se dedica al comercio al por mayor de medicamentos y productos relacionados. Fundada el 10 de diciembre de 2014, cuenta con 70 empleados y se enfrentaba a un reto de optimización digital interesante.
El Reto
TotalCare Pharma se enfrentó a un desafío importante cuando decidió renombrar su dominio y migrar toda su información de tres a una sola consola. El cliente ya era cliente de Xertica, sin embargo tenía varios dominios activos y estaba interesado en realizar la migración de las licencias de los tres dominios en el tiempo planeado para evitar gastos adicionales por licenciamientos en dominios que desaparecerían.
“Dentro del tema de proyectos y de atención todo crece en base al día a día. Hubo un momento en que ese crecimiento significó tener 3 consolas que realmente no estaban tan normalizadas. Vimos que queríamos mejorar la comunicación con nuestros clientes internos y externos, subir la producción y que la imagen corporativa mejore.”
Juan Carlos Vargas- Director de Proyectos Corporativos
La implementación
Con la ayuda de Xertica, se llevó a cabo el proceso de migración dentro del periodo establecido. Esto permitió al cliente evitar pagos adicionales y comenzar una nueva etapa con un nuevo dominio integrado. Además, el cliente tuvo la certeza de que su información estuvo disponible en todo momento, sin interrupciones en sus operaciones.
“Dentro de los principales servicios está el de comunicación, habíamos utilizado otras plataformas sin buenas experiencias. El recursos que requeríamos era una plataforma que creciera con nosotros y eso fue lo que encontramos con el servicio de Google Workspace y Xertica.”
Juan Carlos Vargas- Director de Proyectos Corporativos
La solución y sus beneficios
El éxito de este proyecto se debió a la comunicación clara y la colaboración entre el equipo de TotalCare Pharma y el equipo de Xertica. A pesar de solicitar el servicio en un tiempo ajustado, el relacionamiento con Xertica – Google brindó la confianza de que el proyecto se completaría con éxito. Algunos de los resultados más sobresalientes fueron:
● 100% de migración de información de las 3 consolas a la consola principal sin pérdida de información.
● 60% de reducción del universo tecnológico gracias a la normalización de las 3 consolas a una sola.
● 100% de cumplimiento por parte de Xertica en el proyecto gracias a la comunicación contínua dentro de los tiempos acordados para el proyecto.
“Dentro de la estrategia armada Xertica cumplió todo: pedimos que no existiera pérdida de información, que para el usuario no haya cortes del servicio y el proceso pase desapercibido. Estos 3 puntos neurálgicos fueron cumplidos a través de la comunicación que se tuvo con Xertica.”
Juan Carlos Vargas- Director de Proyectos Corporativos
Los beneficios obtenidos con la implementación de Google Workspace a través de Xertica fueron:
● 1. Colaboración en tiempo real: Google Workspace permitió que los equipos de trabajo colaboraran en tiempo real. Varios usuarios pudieron editar simultáneamente documentos, hojas de cálculo y presentaciones, lo que mejoró la productividad y facilitó el trabajo en equipo.
● 2. Comunicación eficiente: Las herramientas de comunicación de Google Workspace, como Gmail, Google Chat y Google Meet, permitieron una comunicación eficiente entre los usuarios. Los mensajes de correo electrónico, el chat y las videollamadas facilitaron la comunicación, especialmente para equipos distribuidos geográficamente o que trabajan de forma remota.
● 3. Almacenamiento y sincronización en la nube: Google Drive proporcionó almacenamiento en la nube, lo que permitió a los usuarios acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Esto eliminó la necesidad de enviar archivos adjuntos por correo electrónico y facilitó la sincronización y el acceso a documentos desde diferentes dispositivos.
● 4. Integración con otras herramientas de Google: Google Workspace se integró sin problemas con otras herramientas populares de Google, como Google Calendar, Google Sites y Google Keep. Estas integraciones facilitaron la gestión de calendarios, la creación de sitios web internos y la toma de notas.
● 5. Seguridad y privacidad: Google Workspace cuenta con medidas sólidas de seguridad para proteger los datos de los usuarios. Los datos se almacenan en centros de datos seguros y se aplican múltiples capas de protección, incluido el cifrado de datos en tránsito y en reposo. Además, Google cuenta con certificaciones reconocidas internacionalmente en seguridad y privacidad.
● 6. Personalización y administración centralizada: Google Workspace permitió a los administradores de TI personalizar y gestionar la suite según las necesidades de la organización.
● 7. Transferencia de conocimiento: Durante el proceso de implementación, se brindó capacitación y orientación a los usuarios para que pudieran aprovechar al máximo las herramientas y funcionalidades de Google Workspace. Se ofrecieron sesiones de formación, se crearon materiales de referencia y se fomentó el uso colaborativo de las herramientas.
La implementación de Google Workspace aportó beneficios significativos, como la colaboración en tiempo real, la comunicación eficiente, el almacenamiento y la sincronización en la nube, la integración con otras herramientas de Google, la seguridad y privacidad de los datos, y la capacidad de personalización y administración centralizada.
“Los resultados son tan beneficiosos que queremos continuar con Xertica en nuestro crecimiento en nuevos puntos de venta. Vamos a tener la necesidad de mayor comunicación y trabajo colaborativo.”
Juan Carlos Vargas- Director de Proyectos Corporativos
TotalCare Pharma pudo disfrutar de una plataforma robusta y completa que mejoró la productividad de sus equipos, facilitó la comunicación interna y optimizó el acceso y la gestión de sus documentos y archivos. Gracias a la exitosa implementación de Xertica y Google Workspace, Total Care Pharma pudo superar su desafío y seguir creciendo como empresa líder en el sector de medicamentos y productos relacionados en Ecuador.
