UGPP BRINDA SERVICIOS MÁS ÁGILES A LOS CIUDADANOS CON APOYO DE GOOGLE CLOUD

La entidad migró sus aplicaciones y servicios a la nube para agilizar sus procesos internos de carga y análisis de datos, y brindar una mejor experiencia de solicitud de información a los ciudadanos.

RESULTADOS DE GOOGLE CLOUD

- Aceleración de la carga de datos de 72 horas a minutos
- Reducción de costos de la infraestructura
- Automatización de procesos internos y trámites de ciudadanos
- Mejora en la productividad de los servidores públicos de la UGPP
- 99,7% de SLA de disponibilidad de la información 

La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) creada en 2010 y dependiente del Ministerio de Hacienda y Crédito Público de Colombia, tiene como a cargo 2 negocios misionales: reconocer los derechos pensionales de las entidades públicas que se hayan liquidado y crear una cultura de pago correcta y oportuna de los aportes al sistema de la protección social en Colombia.

La entidad tiene más de 850 servidores públicos empleados que realizan sus actividades con base en una robusta plataforma tecnológica, procesos y principios básicos de administración de la tecnología de la información.

En un contexto de transformación tecnológica permanente, la institución desarrolla ejercicios de actualización de la arquitectura empresarial de manera continua para articular las áreas de negocio y TI, y fortalecer el funcionamiento de la UGPP.

HACIA UNA MEJOR GESTIÓN DE LAS OPERACIONES Y LA INFORMACIÓN

Para mejorar la prestación de sus servicios de cara a los ciudadanos y facilitar su acceso a la información, la UGPP se enfrentó al desafío de digitalizar trámites y automatizar sus procesos. Un reto que implicaba no sólo mejorar la articulación entre sus áreas, sino también la gestión de los proyectos que desarrollaran las capacidades de uso de la tecnología por parte del equipo interno. 

Para ello, adoptaron tecnologías emergentes, como análisis de datos, Big Data e Inteligencia Artificial, con una metodología de medición sólida para aprovechar al máximo la información ya alojada en su data lake a partir de un mejor monitoreo y análisis de datos.

En busca de una gestión optimizada, clave para contar con información más oportuna y confiable, la UGPP precisaba aumentar la capacidad de análisis de datos y garantizar un suministro e intercambio ágil y eficiente de estos sin descuidar en ningún momento su seguridad digital. 

"Queríamos ser un gobierno de la información y, para ello, era fundamental considerar a los datos no sólo como un bien público sino también como un habilitador de resultados estratégicos. El primer paso para lograrlo era integrar herramientas que permitan el uso de nuevos modelos tecnológicos."—Ana María Cadena Ruiz, DirectoraGeneral, UGPP 

‍UNA NUBE QUE MEJORA LA DISPONIBILIDAD Y EL ACCESO A LOS DATOS

La migración de las aplicaciones y los servicios de la UGPP a Google Cloud para hacer frente a estos desafíos, un proceso que les llevó aproximadamente un año, les permitió acceder a soluciones que fueron clave para hacer un uso más eficiente de los recursos de cómputo.

Luego de la implementación inicial de los servicios de correo electrónico, reuniones y chat de Google Workspace, para mejorar la comunicación y colaboración entre los funcionarios de la UGPP, la entidad optó Google Analytics, para cumplir con los nuevos requerimientos de gestión y análisis de datos.

Por otro lado, para hacer realidad el proyecto principal de migrar sus fuentes de datos, cuya carga se realizaba de manera on-premises hasta ese momento, hacia un entorno de nube, adoptaron las soluciones BigQuery y Dataflow de Google Cloud.

Ambas herramientas, complementadas con otras soluciones como Artifact Registry y Container Registry, dotaron a la institución de los procesos de ingesta, extracción y presentación de datos que necesitaban para racionalizar y consolidar el acceso a esas fuentes tanto dentro de la UGPP como hacia los ciudadanos.

Finalmente, la UGPP implementó Google Kubernetes Engine, para desarrollar aplicaciones legadas en contenedores y optimizar el proceso de gestión de la infraestructura, y la plataforma de CI/CD de CloudBuild, para agilizar el ciclo de vida desde la carga de código en CloudSource Repositories hasta la puesta en práctica de aplicaciones en diferentes ambientes. 

"La implementación de soluciones de Google Cloud fue muy beneficiosa para la UGPP gracias a los bajos costos en los servicios de implementación, el fácil acceso a la documentación técnica y la base de conocimiento, que facilitaron enormemente el proceso."—Cristobalina Garzón Lozada, Coordinadora de Aseguramiento de Servicios de Tecnología, UGPP 

‍UN ENTORNO MÁS EFICIENTE PARA COLABORADORES Y CIUDADANOS

La adopción de Google Cloud tuvo grandes ventajas para la UGPP, y una de las principales sin duda ha sido la agilización de procesos de información de la entidad.

En este sentido, la carga de datos y archivos en las fuentes, que antes podían demorar hasta 72 horas, hoy, gracias a la nube, son resueltos en minutos. Además, al eliminar la necesidad de una infraestructura on-premises, la UGPP está en condiciones de escalar según la demanda de usuarios, lo que reduce enormemente sus costos y optimiza tiempos de respuesta.

La gestión también ha tenido un impacto positivo, porque tareas que antes se realizaban de forma manual, como el monitoreo de información o el despliegue de versiones, se han automatizado sin afectar el entorno de producción.

A partir de estas optimizaciones internas en términos de procesos y gestión, la UGPP ha mejorado la productividad de sus servidores, que utilizan estas herramientas de manera integral optimizando tiempos y procesando información de manera eficiente con implementaciones más estables.

Los beneficios también han sido muy importantes para los ciudadanos, que antes debían realizar un derecho de petición a la entidad para obtener datos sobre sus aportes parafiscales y esperar días para recibirlos.

Hoy, cuentan con una herramienta totalmente nueva que les permite realizar una solicitud de manera digital, obtener directamente la información relevante que necesitan en cuestión de minutos y conocer exactamente cuáles son los procesos relacionados con la UGPP que involucran su solicitud. Así, evitan la intermediación de terceros en este proceso y reducen tiempos en los trámites.

"Hoy, gracias a Google Cloud, estamos en una mejor posición para generar y entregar la información consolidada, normalizada y unificada que los ciudadanos necesitan. Y lo hacemos desde una plataforma de última generación, con procesamiento ágil y una gran disponibilidad de servicio."—Adriana Samaca Talero, Directora de Gestión de Tecnologías de Información, UGPP

‍La seguridad de la información de la UGPP también ha tenido mejoras gracias a Google Cloud, que ha cubierto sus requerimientos de disponibilidad y seguridad con un SLA del 99,7%.

Asimismo, la nube ayuda a mitigar los costos asociados a su sistema de protección frente a la pérdida de datos (DLP) tradicional, con un servicio totalmente gestionado y diseñado para facilitar la identificación, clasificación y protección de la información más sensible.

APOYO QUE IMPULSA A SEGUIR ADELANTE

Durante el proceso de migración a la nube, la UGPP recibió soporte continuo en capacitación de sus ingenieros y dimensionamiento de la arquitectura por parte del equipo de Google Cloud.

Hoy, la UGPP planea seguir trabajando en la misma línea, extender el uso de las herramientas en la nube a otros equipos internos y adoptar tecnologías de inteligencia artificial, Vertex AI, para llevar su plataforma a nuevos niveles.

El objetivo: crecer de manera continua para brindar los servicios cada vez más ágiles y eficientes que los ciudadanos esperan.