En busca de una comunicación integral

“Una organización segmentada”. De dicha manera puede definirse la dinámica de comunicación al interior de Spring Step, uno de los principales retailers de calzado en Colombia. Las oficinas centrales, las oficinas regionales y las tiendas descentralizadas (que tienen un alcance de más de 200 puntos de venta en territorio colombiano), todas estaban sujetas a una incipiente comunicación telefónica e instrucción verbal. El proveedor de correo electrónico daba la opción de enviar y recibir correo, pero carecía de herramienta de colaboración alguna.

Con la tenencia del hosting web cPanel, se accedía a una plataforma de correo electrónico. Este proveedor representaba limitaciones: más allá de transferir información, las tiendas ni siquiera tenían una licencia de Outlook (limitada para la plana ejecutiva), sino únicamente la licencia gratuita como correo nativo del hosting, la cual, como refiere Annuar Gómez, Director de Informática de Spring Step, “solo servía para enviar un pdf e imprimirlo”.

En consecuencia, todo el respaldo que se tenía de los correos estaba en las PCs de los empleados (quienes contaba con Outlook), con el consabido riesgo de que, por ejemplo, la información de un catálogo de artículos esté en el poder de la PCs de un empleado de la empresa.


De enviar mensajes a compartir información

“Yo esta propuesta la enmarqué como un primer paso hacia la transformación digital”, resalta Annuar Gómez, quien recuerda que encontraba en la colaboración al interior de la organización el paso inicial en el camino hacia su transformación y la adopción del poder de la nube.

En ese sentido, a través de la asesoría de Xertica, Spring Step encontró G Suite. “Cuando empezamos a mostrar los ejemplos de colaboración que la herramienta nos proveía, pudimos ponerlo en la cabeza de la alta dirección de la empresa. Fomentar una cultura de colaboración, y hacerlo a través de la nube de Google Cloud, fue un pilar básico para montar el resto de acciones de transformación que venimos implementando”, subraya Gómez.

Drive y la ofimática de G Suite marcaron un cambio en el mindset de los recursos humanos de Spring Step. Ciertamente, ya no se trataba de un “yo te envío esto; ahora el concepto es yo te comparto esto: ya no se necesita pedir un documento, ahora tienes la capacidad de acceder remotamente a la información compartida”.


Fomentando iniciativas

Annua Gómez recuerda. A los dos días de lanzar G Suite, de una de las regionales llegó el comunicado de un funcionario administrativo que tenía dificultades enormes en poder hacer los carnets de los empleados. Esto debido a que la información de cada tienda llegaba de forma heterogénea, en un contexto de alta rotación y contrataciones durante temporada. A dicho funcionario le tocaba gastar gran parte de su tiempo y sus recursos organizando toda esa información.

Fue iniciativa de este empleado hacer uso de Forms. Con la información requerida y las instrucciones debidas especificadas en las encuestas, la gente empezó a subir la información y la necesidad de carnets se empezó a poder calcular diariamente y en tiempo real. “Y esto fue iniciativa propia de un colaborador de tienda, que antes no tenía acceso ni siquiera un correo con capacidades mínimas de almacenamiento”, recuerda Gómez.

La adopción de G Suite ha tenido la acepción suficiente para, incluso, propiciar la existencia de sponsors de la herramienta al interior de la compañía. “Ha sido de la mano de nuestros propios sponsors que se han hecho refuerzos de uso pero directamente en la tienda. Se sientan con el administrador de la tienda, con la cajera, con uno de los vendedores, o el almacenista, y le empiezan a mostrar qué más se hace: cómo leer su agenda, cómo comunicarse con su jefe de zona a través de HO y proponerle una reunión con Meet”, acota Gómez.


Lo que se viene

“Sin comunicación y colaboración no podemos entrar en otros esquemas.” Con la adopción de G Suite, Spring Step ha definido la ruta. La compañía produce grandes cantidades de información y existe el apetito por analizar dichos datos. En ese sentido, se iniciaron algunas acciones con GCP, con la proyección de, a partir de la analítica propia, implementar un data warehouse, data lake, repositorio de información. Sentencia Gómez: “Google Cloud nos ha demostrado el poder de su desarrollo de tecnología y Xertica se ha convertido en el socio estratégico que nos ayuda a definir las acciones, herramientas y estrategias a seguir en nuestro camino hacia la transformación. Seguiremos por dicha senda.”

obre el uso y adopción de G Suite en Spring Step:

‍La adopción de G Suite se inició durante la última semana de agosto del 2019. En ese sentido, de un total de 333 usuarios, destaca el uso de Drive: 67,981 archivos compartidos en los últimos 3 meses. Sumado a ello, Gmail y Drive han sido las primeras herramientas en experimentar un uso intensivo para esta primera etapa, con 92% y 75% de adopción promedio, respectivamente.