DIVERSAS EMPRESAS, UNA MISMA CONSOLA

Con 40 años de trayectoria en el mercado, la historia de CAABSA es la de un grupo empresarial compuesto por varias compañías que, perteneciendo a diversos sectores de la economía mexicana, han crecido a ritmos distintos. Así, la demanda por soluciones tecnológicas fue heterogénea entre las diferentes empresas (cada empresa ha crecido a su propio ritmo y cada equipo contrataba distintos proveedores tecnológicos), lo que derivó en que cada una contaba con diferentes proveedores de correo (Google, GoDaddy, Microsoft, etc.). Algunas empresas de Grupo CAABSA contaban con licencias de Microsoft y solo podían compartir información con otros dominios de MS (no había colaboración entre las diversas compañía del grupo).

¿Cuál fue la consecuencia? La administración era complicada y descentralizada, además de no contar con la seguridad adecuada (hubo incluso algunos incidentes relacionados a ataques de hackers).

Esta situación propicia la adopción e implementación de G Suite, con la asesoría y entrenamiento de Xertica. El objetivo del proyecto era centralizar y unificar todos los dominios en una única consola, con fin de tener mayor control, administración y recuperación de archivos.


POTENCIANDO LOS ESTÁNDARES DE SEGURIDAD

Previo a contar con G Suite, Grupo CAABSA estaba expuesto a los riesgos de no conservar la información en la nube; toda la información vivía en las computadoras, se corría el riesgo de obtener un virus y de sufrir pérdidas totales de información si existía algún robo de equipos. Adicionalmente, la solución de seguridad no era fuerte a nivel de correos, el administrador de cada sistema le asignaba el password a cada uno de los usuarios, lo cual representaba un hueco de seguridad muy grave.

Con G Suite, cada usuario pone su propio password y se tiene una auditoría de qué está pasando. En el pasado, el área de TI en Grupo CAABSA no tenía ninguna visibilidad de esto, el administrador podía entrar a sus correos y ver su información sin que nadie la advirtiera. Hoy se puede hacer una auditoría sobre quién cambia el password, desde dónde entra, entre otras ventajas.


COLABORACIÓN REMOTA EN LA NUBE

La confianza en la seguridad que garantiza la nube de Google ha motivado el uso de Drive para para compartir carpetas, archivos, documentos e información en general. Hoy en día, en Grupo CAABSA se pueden compartir archivos en todas sus unidades de negocio y áreas debido a que es mucho más accesible pues simplemente se requiere de un usuario y asignar roles muy específicos en los archivos. Como enfatiza Jorge Boyás, CIO del Grupo: “Esto sirvió para dejar de usar Office y empezar a hacer uso de la ofimática de Google Docs (con énfasis en Sheets, que también nos ayuda a modificar contenido en tiempo real y con varios usuarios simultáneamente)”.En la actualidad, un colaborador de Grupo CAABSA puede tener toda su información sincronizada con Google Drive. Esto habilita a los recursos humanos de la compañía a trabajar desde cualquier dispositivo. En contraste, proveedores como GoDaddy sólo le dieron al Grupo el servicio de recibir y enviar correos, pero carentes de visibilidad alguna a nivel administrador.


XERTICA Y LA GESTIÓN DEL CAMBIO

Grupo CAABSA cuenta con numerosos ejecutivos que desarrollan una carrera de largo aliento en la compañía, lo que se traduce en una participación de un grupo importante de no nativos digitales, para quienes la migración a G Suite debería hacerse con mayor enfoque educativo. En ese sentido, Grupo CAABSA se apoyó en la Metodología Xertica: train de trainers, lo que permitió detectar fallos en las primeras etapas para darles solución ágil y rápida. Asimismo, Xertica apoyo con cursos presenciales en cada empresa del Grupo.

Con 35 consolas que fueron centralizadas en una, el proceso fue ordenado. La migración consistió en 730 cuentas activas, duró dos meses y un mes para la adopción.


A NIVEL DE ÁREAS, TRES PERFILES ENCONTRARON LOS SIGUIENTES BENEFICIOS EN LA PLATAFORMA DE G SUITE:

Área TI: Se vieron favorecidos por una seguridad más robusta y que ofrece mayor control, así como la consola de administración única. Por ejemplo: la recuperación de la información de empleados cuando se marchan de la compañía, data en la nube accesible desde cualquier sitio, sincronización de la data de las diferentes empresas del Grupo.

Área de Legal: ya pueden tener los contratos en línea y compartirlos entre las diferentes empresas del grupo y editar sus documentos más fácilmente. Ejecutivos y ventas: pueden acceder en remoto y tener información en tiempo real, esto les permite acceder a nuevas oportunidades de negocio desde cualquier espacio, tiempo y lugar.