EL RETO

En términos de necesidades específicas, el Gobierno de Tamaulipas buscaba modernizar sus herramientas y servicios, migrando de soluciones tradicionales a opciones más flexibles y avanzadas. Se identificó la necesidad de promover una colaboración más eficiente y fluida entre los funcionarios, permitiendo compartir y trabajar en tiempo real en documentos, presentaciones y hojas de cálculo. Asimismo, era crucial contar con una plataforma que facilitara la comunicación y la coordinación entre los miembros del equipo, tanto dentro de la organización como con ciudadanos y algunos funcionarios externos.

Además, la disponibilidad en la nube se volvió esencial para acceder de forma segura a archivos y documentos desde cualquier ubicación y dispositivo, brindando mayor flexibilidad y movilidad laboral. La optimización de costos también era un factor importante, y el Gobierno de Tamaulipas buscaba una solución que ofreciera un mejor retorno de inversión y una reducción de costos en comparación con las soluciones existentes. Finalmente, la organización reconocía la necesidad de mantenerse al día con las últimas tendencias y avances tecnológicos.

En un mundo cada vez más digitalizado, las organizaciones se esfuerzan constantemente por optimizar su infraestructura tecnológica con el objetivo de mejorar la colaboración y la productividad. En este sentido, el Gobierno de Tamaulipas enfrentó un desafío significativo al implementar Google Workspace. Este reto abarcó aspectos técnicos, la gestión del cambio, el comportamiento organizacional y desarrollo de aplicaciones de low code a través de Appsheet.

LA SOLUCIÓN

La gestión del cambio fue un aspecto crítico durante la implementación de 10,000 licencias de Google Workspace para el Gobierno de Tamaulipas. El cambio significativo en la forma en que los funcionarios interactuaban y realizan su trabajo diario requería un enfoque cuidadoso para asegurar una transición exitosa. Para abordar este desafío, se desarrolló un plan de comunicación integral que incluyó la presentación de los beneficios de Google Workspace, la capacitación adecuada, la retroalimentación constante y la resolución de problemas.

Se adoptó un enfoque proactivo para abordar la resistencia al cambio, identificando los principales puntos de preocupación y aplicando estrategias efectivas para aliviarlos. Además, se fomentó una mentalidad abierta entre los funcionarios, promoviendo la disposición a abandonar las antiguas formas de trabajo y adaptarse a los nuevos métodos de colaboración y comunicación.

Adicionalmente, como consecuencia del entrenamiento de Appsheet brindado por Xertica, el Gobierno de Tamaulipas está impulsando una cultura de innovación, ya que esta herramienta permite democratizar la tecnología. Como resultado, a la fecha han desarrollado 9 aplicaciones sin escribir una línea de código, y tienen planificado empoderar a las 16 secretarías para que sean totalmente autónomas, y puedan desarrollar sus propias soluciones sin depender del área de TI.

La participación activa de los funcionarios fue fundamental para el éxito de la adopción de Google Workspace. Se les brindó la oportunidad de participar en la definición de nuevas prácticas y se fomentó una cultura de aprendizaje continuo. La gerencia desempeñó un papel clave al liderar con el ejemplo, demostrando entusiasmo por la adopción de las herramientas de Google Workspace y alentando la participación activa de los colaboradores.

Además de los desafíos de gestión del cambio, la implementación de Google Workspace también implicó desafíos técnicos. Una migración eficiente y precisa de los datos, incluyendo archivos y correos electrónicos, fue fundamental. Se utilizaron herramientas y métodos adecuados para garantizar una transferencia correcta de los datos en tiempo récord, y se brindó capacitación técnica a los responsables de TI para garantizar una adopción fluida de la nueva plataforma.

En resumen, a través de una evaluación y planificación exhaustivas, una migración de datos eficiente, una capacitación técnica adecuada y una gestión del cambio efectiva, el Gobierno de Tamaulipas logró superar los desafíos técnicos y de gestión del cambio asociados a la implementación de Google Workspace. Esta transición exitosa permitió a los colaboradores adoptar nuevos métodos de colaboración y comunicación, promoviendo una cultura de aprendizaje continuo y mejorando la eficiencia en las operaciones del gobierno.

‍“Tenemos que buscar estar a la vanguardia con el desarrollo de tecnologías que permitan la simplicidad, flexibilidad, e innovación en los Gobiernos. Cuando hay herramientas de Google como Appsheet nos fomentan a seguir el camino de un gobierno digital.”  Omar Coronado, Subsecretario de innovación y tecnologías del Gobierno de Tamaulipas.

‍RESULTADOS Y BENEFICIOS

La implementación de Google Workspace en el Gobierno de Tamaulipas ha brindado resultados y beneficios significativos. A través de un enfoque de implementación en tres fases: Core IT, early adopters y Go Live, siguiendo la metodología de Google, la organización logró adoptar todas las herramientas de comunicación y colaboración que ofrece Workspace. Esto ha cambiado la forma en que el municipio lleva a cabo sus actividades diarias relacionadas con el correo electrónico, manejo de datos e información, llevándolos a un nuevo nivel de desempeño.

La implementación fue cuidadosamente planificada por el equipo del Gobierno de Tamaulipas y Xertica. La entrega rápida y ordenada de las licencias, así como la migración de datos antes del cese del licenciamiento legado de Office 365, demostraron una excelente ejecución del proyecto.

Superar el desafío de la transición a Google Workspace requirió una solución integral que abordó los aspectos técnicos, de gestión del cambio y de comportamiento organizacional. Gracias a la evaluación y planificación cuidadosas, la migración efectiva de los datos, la implementación de una sólida gestión del cambio y la promoción de la adopción activa, la organización logró superar los obstáculos y maximizar los beneficios de Google Workspace con la colaboración de Xertica.

El Gobierno de Tamaulipas considera a Google Workspace como una herramienta idónea para llevar a cabo todas sus actividades diarias. Como parte de la actualización de sus plataformas tecnológicas, encontraron en Google Workspace una solución de colaboración y comunicación que permite a sus colaboradores desarrollar sus funciones de manera efectiva, optimizando los procesos del municipio.

En resumen, la implementación exitosa de Google Workspace ha llevado al Gobierno de Tamaulipas a experimentar una mejora significativa en sus actividades diarias, desde la gestión del correo electrónico hasta el manejo seguro de datos e información. Los beneficios incluyen un mayor desempeño, una colaboración más eficiente y una optimización de los procesos municipales, respaldados por la solución integral implementada en conjunto con Xertica.“El acompañamiento que ha dado Xertica ha sido imperativo en todo el proceso, los 10,000 usuarios han tenido una buena aceptación de la plataforma de Workspace, las capacitaciones claves. Este cambio está impulsando a la Gobernación de Tamaulipas a tener una cultura de innovación social”  Miguel Alpizar -Director de Atención a Usuarios en el Gobierno de Tamaulipas.