Cerrando una brecha tecnológica

No es novedad que, más temprano que tarde, las organizaciones que basan sus servidores de correo electrónico en infraestructuras on premise empiecen a sufrir problemas de límites de espacio de almacenamiento. La Alcaldía de Santiago de Cali no ha sido la excepción. Así, el factor determinante para la adopción de G Suite, la plataforma de comunicación y comunicación de Google albergada 100% en la nube, fue el correo electrónico. Antes de migrar a G Suite, la Alcaldía contaba como proveedor de correo a Zimbra, el cual era administrado localmente. De la totalidad de usuarios, menos de la mitad utilizaba el dominio de correo electrónico propio de la organización. Esto básicamente por dos razones. Por un lado, las direcciones de correo de los integrantes de la Alcaldía terminaban constantemente en listas negras: es decir, se enviaba un correo y éste terminaba en las listas de spam de los destinatarios. Este problema llevó a que miembros de la Alcaldía empiecen a usar a correos personales (por ejemplo, con el dominio @gmail.com) para comunicarse con otros usuarios ajenos a la organización. Por otro lado, la disponibilidad del servicio no era la mejor: la administración del correo y del servidor era sostenido íntegramente por el equipo de TI de la Alcaldía, lo que reducía esfuerzos en funciones core de la organización.

Al evaluar el abandonar Zimbra, G Suite fue la mejor alternativa por la confiabilidad y el respaldo de Google. Si bien el “disparador” del cambio fue acceder a una mejor plataforma de correo electrónico, la Alcaldía de Santiago de Cali encontró en Xertica el partner tecnológico que habilitó a la organización en el uso de las herramientas de comunicación y de colaboración (a través de la ofimática de documentos, hojas de cálculo y presentaciones) que incluía G Suite.

Roger González Párez, Subdirector de Tecnología Digital de la Alcaldía de Santiago de Cali.

Métricas de uso - Abril 2020

- 2.2 millones de elementos compartidos con usuarios externos
- 1.4 millones de elementos compartidos con usuarios internos
- 20,583 correos electrónicos recibidos
- 52,970 correos electrónicos enviados
- 211,295 MB almacenados en Fotos
- 74’398,615 MB almacenados en Drive
- 27’173,413 MB almacenados en Gmail