Servidores locales que constituían una infraestructura desfasada

Organizaciones como el Gobierno de Jalisco, que basan sus servidores de correo electrónico en infraestructuras on premise, comúnmente empiezan a sufrir problemas de límites de espacio de almacenamiento. el Gobierno de Jalisco no ha sido la excepción. Así, el factor determinante para la adopción de G Suite, la plataforma de comunicación y comunicación de Google albergada 100% en la nube, fue el correo electrónico. Antes de migrar a G Suite, el Gobierno contaba como proveedor de correo a Zimbra, el cual era administrado localmente. De la totalidad de usuarios, menos de la mitad utilizaba el dominio de correo electrónico propio de la organización. Esto básicamente por dos razones. Por un lado, las direcciones de correo de los integrantes de el Gobierno terminaban constantemente en listas negras: es decir, se enviaba un correo y éste terminaba en las listas de spam de los destinatarios. Este problema llevó a que miembros de el Gobierno empiecen a usar a correos personales (por ejemplo, con el dominio @gmail.com) para comunicarse con otros usuarios ajenos a la organización. Por otro lado, la disponibilidad del servicio no era la mejor: la administración del correo y del servidor era sostenido íntegramente por el equipo de TI de el Gobierno, lo que reducía esfuerzos en funciones core de la organización.

Al evaluar el abandonar Zimbra, G Suite fue la mejor alternativa por la confiabilidad y el respaldo de Google. Si bien el “disparador” del cambio fue acceder a una mejor plataforma de correo electrónico, el Gobierno de Jalisco encontró en Xertica el partner tecnológico que habilitó a la organización en el uso de las herramientas de comunicación y de colaboración (a través de la ofimática de documentos, hojas de cálculo y presentaciones) que incluía G Suite.


Una adopción en ciernes

En cuanto a la adopción, ésta no fue complicada en tanto, al haber muchos usuarios de Gmail en la organización, no se precisaba atravesar una larga curva de aprendizaje. Desde la fase inicial, el personal empezó a hacer uso de Calendar para agendar reuniones y Google Drive para el almacenamiento de archivos. Octavio González, Director de Infraestructura y Comunicaciones, señala que, si bien el personal de menor edad (denominados usuarios avanzados) fue el que con mayor rapidez y facilidad adoptó la plataforma, muchos colaboradores que no habían tenido ninguna aproximación con la tecnología adoptar exitosamente las herramientas de G Suite: “Había un señor que, a sus 70 años, hacía la publicidad impresa, pero no había usado nunca ni Paint. Le daban el archivo en un USB y él iba a las imprentas para imprimir las gigantografías. Luego de las sesiones de entrenamiento lideradas por Xertica, aprendió a hacer páginas web con Google Sites”.

“Hemos ahorrado espacio de almacenamiento en los servidores porque cada vez más usuarios suben sus archivos a la nube. Nos hemos dado cuenta de que hoy en día la gente es más ordenada para convocar reuniones porque están utilizando el correo y Calendar en una buena sincronía. La gente está usando las notificaciones de los celulares para G Suite”, resalta González. Asimismo, agrega: “Se ha ahorrado en procedimientos de mantenimiento porque tenemos siempre el apoyo de Xertica y de Google. Contabilidad y Logística: les enseñamos Sheets. Las áreas legales se beneficiaron gracias al uso de Docs debido a que entre todos los abogados redactaban un mismo documento y no tenían que pasarse las versiones de uno a uno, sino que tenían el control de cambios en vivo”.


Perspectivas a futuro

Finalmente, Eliseo Zúñiga, Director General de Tecnologías de la Información, concluye con su perspectiva sobre cómo cambiarán las dinámicas de trabajo en la era post coronavirus: “Hemos tenido que llegar a este punto para que algunas áreas y algunas empresas se den cuenta de que la parte tecnológica es crucial ante las crisis (no solo pandémicas, sino también de otros cortes). Estamos descubriendo que sí existen personas que pueden hacer igual o mejor su trabajo de manera remota. Esto va a llevar a que la ley del teletrabajo -que ya existe y está regulada- se comience a cumplir”. A esto agrega el cómo la adopción de teletrabajo traerá mejor calidad de vida y clima laboral: “Estos temas de la nube nos van a ahorrar espacio. Por ejemplo, van a haber menos almacenes de papel como consecuencia de digitalizar muchos más documentos. Así, tendremos más espacios para la gente: salas de maternidad, recreo y ocio, salas y auditorios más grandes. Estoy seguro de que el sector privado lo va a hacer, nosotros queremos que esto también se haga extenso en el sector público”.