La necesidad de un correo con mayor capacidad y en la nube

Cementos Pacasmayo inició su proceso de transformación digital con la temprana adopción de G Suite en el año 2012. En aquel entonces, las licencias de correo de Google llevaban el nombre de Google Apps For Business. Una problemática tecnológica que la compañía atravesaba en tal época consistía en tener una plataforma de correo tradicional on premise basada en Lotus Domino (que, sumado al servicio de correo, contaba con una herramienta de mensajería básica). Al ser on premise, el servicio estaba distribuido entre las principales sedes/plantas de la compañía (Pacasmayo, Rioja y Lima) y en el data center de IBM desde donde se replicaban estos servidores.

¿Qué primer inconveniente presentaba este proveedor de correos? Los diferentes puntos de fallo: al estar el servidor replicado en las distintas sedes, si fallaba algún enlace de conexión, fallaba el servidor local y los usuarios quedaban automáticamente sin conectividad. Sumado a ello, el tamaño de los buzones, donde las cuotas iban desde los 20 MB hasta los 200 MB (para la alta gerencia), se consumía en escasos días. Frecuentemente, los usuarios se veían en la necesidad de hacer una copia local (cuando llegaba el momento en que su disco duro ya no contaba con espacio, cada usuario hacía su propio backup).

Last but not least: no existían herramientas de colaboración. Esta suma de elementos motivó a Cementos Pacasmayo a iniciar la migración hacia G Suite bajo el partnership de Xertica.


La respuesta la tiene Google Cloud

Dado que su adopción se remonta al año 2012, Cementos Pacasmayo ha sido testigo del crecimiento de G Suite en el tiempo. “Esa es una característica innata de Google: las herramientas van a evolucionando, son muy dinámicas y constantemente están lanzando nuevas funcionalidades orientadas a incentivar la productividad y la eficiencia. Esto lo vemos como una ventaja clara que tiene Google.”, refiere Percy Palomino, Jefe de Infraestructura y Redes de Cementos Pacasmayo.

En primera instancia, el uso del correo de Google “le solucionó la vida a muchos”: los usuarios pasaron de contar con una capacidad de almacenamiento en bandeja de entrada de 20 MB a una de 25 GB. Luego, vino la adopción de las herramientas de comunicación remota. El lanzamiento de Meet (que potenció las funcionalidades de Hangouts) contribuyó con el mayor uso de las herramientas de comunicación de G Suite: gracias a la compra de Chromebox for Meet, la adopción pasó del 3% al rango del 50%-60%. Como consecuencia natural, se redujeron gastos de viaje y viáticos.


Sobre los features de seguridad

Percy Palomino destaca los features de seguridad de las licencias Business de G Suite: “Nos permite generar listas personalizadas y realizar bloqueos. Las transacciones de correo son cifradas, utilizan token de seguridad para evitar fishing y spam. El anti-spam que viene con Google es bastante bueno. Cuando veo mi lista de correo spam, tengo “50 mil” correos que efectivamente son spam”.

A su vez, que estos features de seguridad sean libres de administración representa una ventaja adicional: “Los configuras solo una vez y después el propio motor que tiene Google -a través de su inteligencia artificial- contribuye a que esto cada vez aprenda y se entrene de mejor forma. Esto nos quita carga administrativa. En el pasado, una persona del equipo dedicaba el 60% la totalidad de su tiempo para ver temas de administración de correo.”, enfatiza Palomino.


Gestión del cambio y adopción incremental

El proceso de adopción de las herramientas de G Suite ha sido incremental. En ese sentido, Luis Miguel Soto, CIO de Cementos Pacasmayo, reconoce el papel desempeñado por Xertica en la estrategia de gestión del cambio: “Xertica, desde un principio, nos ha acompañado haciendo encuestas de adopción, entrevistas a gerentes, encuestas a las áreas, entre otras acciones. Es con ustedes con quienes iniciativas como el Google Day para amplificar la adopción de las herramientas se han hecho realidad. El 10% de la compañía está en Lima: tenemos que hacer exactamente lo mismo en las operaciones descentralizadas y promover la adopción allá.

”Si bien dicho proceso ha sido complejo para heavy users que son difíciles de migrar (por ejemplo, las áreas de control de gestión y de planificación usan hojas de cálculo históricas con información de 15 años de antigüedad), para nuevos proyectos, la directiva es utilizar la Ofimática de G Suite con exclusividad.


Usos de las herramientas según área

¿Cómo varía el uso de la plataforma según área? En el caso del equipo de Tesorería, el almacenamiento de documentos se hace a través de Drive. Operaciones utiliza Sheets para el seguimiento de indicadores de gestión y personal. Por otro lado, Procesos ha gestionado la integración de Sheets con Data Studio (la información la suben los operarios a través de Sheets y esta se traduce de una manera más ejecutiva en un dashboard de Data Studio). Asimismo, Recursos Humanos con frecuencia Forms para campañas de comunicación que requieren inscripciones.

En el caso de Ventas, el beneficio ha sido tangible: “En la fuerza de ventas, que consiste en alrededor de 400 personas, hemos fomentado el uso de hojas de cálculo en Sheets como herramienta de trabajo diario. Al albergar la información comercial (visitas, precios, etc.), nos facilita que Sheets sea colaborativo porque se comparte por región. En contraste, si nos manejamos con un solo archivo de Excel, compartido entre 30 ó 40 vendedores, sería muy complejo -cada vez que hay una variación- poder compartirlo y democratizarlo con toda la fuerza de ventas.”, refiere Luis Miguel Soto.

Ciertamente, con Sheets, donde simplemente se realiza una modificación y todos los usuarios autorizados pueden visualizarlo, se puede compartir la información y acceder a movilidad: todos los vendedores de la cementera trabajan con smartphones a la mano. Estos beneficios han reafirmado la labor de Cementos Pacasmayo como sponsor interno en el uso de las herramientas provistas por G Suite.

Estadísticas de uso durante los últimos 6 meses:

- 76% de los colaboradores de Cementos Pacasmayo comparten archivos en Drive.
- 96% de los usuarios han utilizado más de 250 MB de la cuota de Gmail.
- 80% de los usuarios han enviado o recibido más de 15 correos electrónicos al día.
- 80% de los usuarios han estado activos en el chat de Hangouts.
- 62% de los usuarios han estado activos en Calendar.