Una plataforma que acompañe el crecimiento de Accival

Accival es una compañía que durante los últimos dos años experimentó un acelerado crecimiento de sus operaciones. Frente a ello, necesitaba cambiar la plataforma de correo para acompañar ese ritmo, ya que no había un manejo apropiado de las cuentas de correo, la administración estaba descentralizada, existía poca seguridad y se requería de altos costos de mantenimiento por parte del área de TI.

Asimismo, mucha información quedaba perdida en el camino. Era complicado y lento dar de alta de cuentas un cuenta de correo cuando un colaborador dejaba la empresa (el proceso de baja demoraba alrededor de dos semanas), no se tenía una consola central para monitorear y auditar la actividad de las cuentas. Sumado a ello, no existía un manejo de la data de los usuarios que se iban de la empresa (por ejemplo, información de referencia para otras posiciones o para reemplazos).

En síntesis, la migración se hacía necesaria.

Para asumir el reto de la migración, Accival acudió a Xertica. La empresa buscaba un socio que pudiera acompañarlos en este crecimiento, un socio que cuente con un equipo calificado de profesionales que ejerza el liderazgo en el entrenamiento y en las tareas de administración y seguridad de la nueva plataforma.


Comunicación de costa a costa

Accival hace uso de las herramientas de colaboración y comunicación que ofrece G Suite y los beneficios varían de acuerdo al área de la compañía. En el caso del área de TI, el beneficio ha consistido en contar con una consola de administración más ágil, sencilla y centralizada. Esto genera mejoras en la productividad del área en tanto ahora se necesitan menos recursos humanos en la gestión de la plataforma.

“Para el área de Comercialización, el beneficio se ha visto reflejado en más colaboración entre los equipos de trabajo: ahora tienen reportes en Google Sheets robustos y muy granulares, se ejecutan más rápido y admiten la colaboración y edición de diferentes áreas”, destaca Manfred Hohenleitner, Chief Technology Officer en Accival. Beneficios adicionales a destacar: mejor manejo de agendas a través de Calendar, administración oportuna de tiempos de las salas de juntas, mejor coordinación para aprovechar los recursos compartidos (autos, salas, etc.).

Accival tiene presencia en las principales ciudades, aeropuertos, áreas turísticas y zonas urbanas de Ecuador. Esta realidad exigía una herramienta de comunicación remota. En ese sentido, Meet ha ayudadado mucho en juntas para acceso remoto de colaboradores en diferentes puntos del país, en distintas zonas horarias y en ubicaciones opuestas “de costa a costa”: Accival está en la mayoría de aeropuerto de Ecuador.

‍La gestión del cambio liderada por Xertica consistió en el apoyo para la migración (la cual duró un mes), la transferencia de DNS para el dominio y en la provisión de cursos a través de la plataforma yoaprendoapps.com.